14、市、县（区）、乡（镇）退耕还林领导小组要加强对退耕还林工程档案管理工作的领导，确保退耕还林档案建设所需的资金、设施和设备，建立和健全退耕还林档案管理制度。各级退耕还林领导小组办公室主任对同级退耕还林档案管理工作负全面责任。
15、退耕还林存档内容包括：①国家、省、市、县（区）有关退耕还林文件。②退耕还林专题会议记录及领导讲话稿、宣传材料。③县（区）退耕还林工程规划、实施方案和施工设计的文书及图表。④退耕还林农户申请书、合同书，苗木调运、发放台帐，退耕还林资金使用专帐，农户建档卡和检查验收卡。⑤江西省林业厅下发的《关于开展2002年度退耕还林工程建设县级自查验收工作的通知》（赣林造字〔2003〕26号）文件中的所有造林验收表格，国家、省、市退耕还林组织机构对退耕还林检查验收材料。⑥《钱粮兑现证》发放名册、《土地承包证》复印件、林权证发放档案，分年度钱粮兑现花名册。⑦上访事件及处理意见。
16、完善退耕还林的有关协议。各县（区）、乡（镇）退耕办要对退耕户与承包户签订的合同和土地承包经营权流转等合同进行认真梳理，凡是合同内容不全，特别利益分配不明的或只有口头协约的，要组织当事人进行补签和完善，避免今后产生纠纷。
17、要利用林权制度改革，做好退耕还林的确权发证工作，保障退耕还林户的合法权益。
18、各项目县（区）要将本县（区）范围内不同年度的退耕还林造林地块全部绘制到一套完整的、有乡（镇）界线的、1：10000的地形图上，并以不同颜色、不同小班注明区分不同造林工程和年度，从而避免项目重叠，以便管理和上级主管部门的检查。
五、健全监管机制，防止违纪违法事件发生
19、项目乡（镇）、村要把退耕还林的补助作为政务（村务）公开的一项内容，向村民公示，接受群众监督，公示时间不得少于一周。凡未经公示的粮食补助和现金补助，财政部门可以拒绝支付，待公示无误后再付。
20、县（区）退耕办要及时处理退耕还林上访事件。对上访事件或上访信函，原则上要在一个月内进行调查处理并予以答复；对一时不能答复的上访事件，要以书面形式向上访者说明原因。凡由省、市转来的上访事件，县（区）退耕办要将处理结果及时上报省、市退耕办。对未处理的上访事件，市林业局每年要进行通报。
21、市退耕还林领导小组办公室每年要汇同市发改委、财政、审计、监察等单位，对各县（区）每年度的退耕还林现金补助、粮食兑现情况进行检查和审计。因验收不合格而未发放的补助资金，要存放在县（区）退耕办专户，待整改验收合格后发放；三年都未整改合格的，要逐级上交，退还给国家财政。对违纪使用的退耕还林资金，要收回市退耕办，专户储存，调剂使用；对玩忽职守、弄虚作假的国家工作人员要从严处理；对虚报冒领退耕还林补助资金的，要追回其非法所得，并依法追究其责任。
