（一）必须按卡中的填涂要求用2B铅笔填写，保持卡面的清洁平整；对于区位码表中无法查到的汉字，请填涂0000，并在汉字旁加注汉语拼音，对于学号或身份证号中出现的英文字母或汉字，请一律在字母或汉字处同时填涂0，1。
（二）少数民族学生的姓名，凡超过四个汉字的，一律不必填写汉字代码，须在机读卡中用正楷清楚填写学生的全名，由北京总部采用人工方式录入。
（三）拍摄序号、学号和姓名，请一律按由左至右的顺序填写，中间不要空格。拍摄序号必须填满四位数，不足的可在前面加0，如：0001。
三、办证照片查询：
中国图片社自接到图像采集部寄出的图像到办证照片的寄出，整个过程不超过30个工作日。对于补拍的学生，其办证照片制作的周期会适当延长。
如在期限内未收到办证照片及数据光盘，请务必致电中国图片社总部查询。查询电话：010-63072281；010-63076145。
四、校对勘误：
学校收到办证照片和数据光盘后，负责老师要逐个核对，防止毕业证信息错误。核对日期尽量不要超过一个月。如发现错误请按以下几种方式解决：
（一）核对后发现缺失个别学生照片，请立即将该学生的姓名、身份证号码邮寄或传真给北京总部（请务必盖上学校公章，否则不予办理），并注明联系人、地址和电话。总部在接到传真后将照片补发给学校。
（二）现有数据错误或数据错位的，请按《勘误表》上的填写要求填写并快递或传真北京总部（请务必盖上学校公章），照片可照常使用。总部接到邮件或传真后，将在数据库内对错误数据进行修改，并将修改后的图像数据电邮（E-mail）给学校负责老师（没有E-mail地址的院校，总部将另刻光盘邮寄）。所有寄往北京总部的《勘误表》望各院校留底备查。请将联系电话、联系人、地址填写清楚，便于后期联络。望尽量提供E-mail地址，便于数据修改后直接传输。
图片（略）
附件2：
集中拍摄时间段外的补拍办法
因故未参加拍摄的学生，可在本校集中拍摄后前往新华社陕西分社指定补拍点进行补拍。
一、补拍的学生须持有学校开具的补拍介绍信及学生证或身份证，并在学校领取“高等教育学历证书图像信息采集机读卡”，学校不再收取采集费。
