七、公司各部门所形成的电子文件一般应在办理完毕后六个月内向公司档案室归档。尚未建成网络， 条件不具备的电子文件可将脱机下载到符合保管要求的光盘、磁盘定期向公司档案室归档。
八、公司档案室必须将具有永久保存价值的电子文件，制成纸质文件与电子文件的存贮载体同时归档，并使两者建立互联。
九、公司应授权信息技术部门在电子文件处理系统中设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子文件实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证电子文件的真实性，采取严格的安全措施备份，并建立容灾系统，保证电子文件的安全性。
十、按《归档文件整理规则》要求，归档电子文件按“件”进行管理。一般情况下把一份电子文件作为一件，密不可分的电子文件应作为一件管理，如正件与附件，重要法规的历次修改稿，一套计算机软件或源程序等。
十一、电子文件的形成部门要收集符合电子文件归档范围的电子文件，认真填写《归档电子文件登记表》（见表B），归档电子文件逐件编目。
十二、电子文件形成部门应在归档时对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质文件核对内容、签章，审核电子文件收发登记表、操作日志，确认电子文件及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，处理无差错。
十三、归档电子文件一般不加密，必须加密归档的电子文件应与解密软件和说明文件一并归档。
十四、归档的电子文件，应按本单位档案分类方案进行分类、排列与编号，一个归档年度的电子文件应集中拷贝至一盘或多盘载体中，几个归档年度的电子文件不应存储在同一盘载体中。
十五、归档电子文件要一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套异地保管，并分别用ABC符号表示套别存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，著明全宗号、归档年度、盘号和套别。归档电子文件只能采用耐久性强的只读光盘、磁带作为保存载体，禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。归档电子文件的载体应设置成禁写状态。
