第十六条 卷内目录应按文件材料排列顺序逐件填写。一份文件材料编一个顺序号。卷内目录式样见附件4至附件12，立卷时根据案件性质选用相应的一种，并在目录的相应"材料名称"之后填上所在页次。属卷内目录所列范围之外的应归档材料，放在"其他"栏填写或归入"附书证"栏中。
第十七条 专利行政执法档案的保管期限为永久、长期两种。凡具有长远查考、利用价值的典型的、重大的、以处理方式结案的作为永久保存；凡在50年内具有查考、利用价值的为长期保存。
第十八条 案卷装订前，应对文件材料进行全面检查，材料不完整的应补齐，破损或褪色的应修补、复制。订口过窄或有字迹的应粘贴衬纸。纸张过大的材料应修剪折叠。加边、加衬、折叠均以A4规格纸张为准。需要附卷保存的信封，应打开展平加贴衬纸，邮票不得取掉。文件材料上的金属物应剔除干净。卷宗的装订必须牢固、整齐、美观、不丢页、不压字、不损坏文件，不妨碍阅读，便于保管和利用。
第十九条 每卷的厚度以不超过15毫米为宜。材料过多的，应按顺序分册装订。
第二十条 案卷采用左侧三孔一线方法装订，以地脚和翻口取齐。
第二十一条 独立成册的书证材料，应与正卷材料一起组卷，作为案卷的附件编号，一起装盒。
第二十二条 每一案件的案卷应按照案卷号顺序装入档案盒（式样见附件1、附件2、），并按要求填写档案盒封面和脊背内容。
第二十三条 汇编《档案目录》。《档案目录》由目录夹、《立卷说明》、《案卷目录》（案卷目录式样见附件13）三部分组成，以年度为顺序，一年一本或几年一本。
《立卷说明》的内容包括：本年度执法工作概况；本年度文书立卷情况（含立卷工作的组织情况、文件材料完整与否、案卷数量、有何缺陷和问题等）。 《档案目录》必须汇编一式三份，作为档案室基本的检索工具和进馆档案的移交目录。
第五章 专利行政执法文件材料的移交
第二十四条 案件结案后2年内由执法档案管理人员向本单位档案综合管理部门移交。
