第六条 专利行政执法的文件材料必须用A4规格纸张，并用签字笔或钢笔（用碳素或蓝黑墨水）书写、签发，同时应保证图像清晰、字迹工整、签字手续完备。
第三章 专利行政执法文件材料的收集
第七条 凡是反映专利行政执法活动，具有保存查考利用价值的文件材料均属必须归档范围。
第八条 办案人员在结案后一个月内，应认真检查全案的文件材料是否收集齐全，若发现文件材料不齐备的，应及时补齐或补救，并去掉与本案无关的材料。
第九条 归档的专利行政执法文件材料，一般只保存一份（有领导批示的除外），重份的材料应剔除。管理专利工作的部门的调解书、处理决定书、撤销案件通知书可保留三份，装入卷盒内备用。
第十条 下列专利行政执法文件材料可以不归档，由承办单位自行处理：
（一） 没有参考价值的信封、转办单、工作材料；
（二） 内容相同的重份材料；
（三） 与本案无关的材料。
第四章 专利行政执法文件材料的整理编目
第十一条 专利行政执法的文件材料由办案人员或指定有关人员负责整理。
第十二条 专利行政执法的文件材料，按年度、一案一号的原则，单独立卷。每个案件从立案到结案所形成的法律文书、公文、函电等一律使用立案时编定的案号。
第十三条 专利行政执法的文件材料，应按照利于保密、方便利用的原则，分别立为正卷和副卷。
第十四条 专利行政执法文件材料的排列顺序，应按照行政执法程序的客观进程形成文件材料时间的自然顺序，兼顾文件之间的有机联系进行排列。具体排列顺序见各类案件卷内目录式样（附件4至附件12）。
第十五条 文件材料经过系统排列后，应逐页编号。页号一律用阿拉伯数字编写在有文字正面的右下角，背面的左下角。案卷封面（式样见附件3）、卷内目录、备考表（式样见附件14）、封底不编号。
