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（四）材料组：牵头单位市商务局、市政府研究室。组长由市商务局副局长刘其林担任，副组长由市政府研究室副主任周振华担任。成员单位有哈开发区管委会、市发改委、市经合促进局。主要职责：负责市领导讲话材料的撰写；负责各省市会议材料的收集；负责日方材料的收集和翻译；负责全部会议材料的汇编印刷。
（五）宣传组：牵头单位市政府新闻办公室。组长由市政府新闻办主任宋国强担任，副组长由市商务局副局长刘其林担任。主要职责：负责大会的宣传工作，组织新闻媒体对会议进行宣传报道，营造舆论氛围，扩大2007（哈尔滨）中日经济合作会议的影响。
（六）安全保卫组：牵头单位市公安局。组长由市公安局副局长纪春林担任，副组长由市卫生局副局长刘明烈担任。成员单位有市商务局（商务局联络人闫文柱）。主要职责：负责会议期间安全保卫、交通安全和消防工作；加强对周边秩序的安全保障工作；保证宾馆、会议中心的食品卫生、公共场所卫生和饮用水安全。
本着统一协调、分工负责的原则，明确各有关部门的分工：
市商务局主要负责会议的整体策划，制订工作方案，落实市政府的有关要求；负责开幕式、主题演讲、区域合作论坛会的策划、组织和协调，提供市领导讲话素材；负责对外联络和协调工作；负责会议场地的确定和与会人员的食宿安排；负责会议的邀请、接待、车辆调度、文艺节目的安排和翻译人员、志愿者的聘请；负责日文的翻译；负责会议全部材料的收集和编印；负责会议经费的具体使用和管理。
市政府新闻办公室负责大会的对外宣传；负责与新闻媒体沟通、组织采访报道；负责对新闻报道的筛选和把关。
市政府办公厅负责市政府领导出席活动的安排。
市政府研究室负责对市领导讲话材料的修改审定。
市接待办负责宴会、内宾活动的安排。
市外侨办负责日本客人拜会市政府活动的安排，担任市领导出席活动的翻译工作，参与重要外事活动的迎送。
市发改委负责建设和开发哈大齐工业走廊分会项目选择、推介、发言材料的准备；回答日方提问；负责项目的对接和洽谈。
市经合促进局负责投资贸易分会的策划、组织、项目征集、对接洽谈、参会人员的召集，并主持会议；负责会议发言材料的组织整理；负责聘请哈工大教授在汽车模具合作项目方面的发言；负责会议的总结。市政府国资委、市经委、市发改委配合。
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