第二十八条 草拟、修改、审批和签发公文，应当使用钢笔或者毛笔，不得在文稿装订线外书写。
第二十九条 需要使用商委印章的公文，必须经委主要领导、分管领导批准，或者经主任办公会讨论通过，并经办公室主任批准。需要使用商委办公室印章的公文，必须经办公室主任、副主任批准；内容重要的，必须报请委主要领导和分管领导批准。
第三十条 向商务部、市委、市政府及其办公厅报送公文，以电子公文上报，若要求纸质文件应迅速报送（寄发）。对处室和区县、所属企事业单位公文以电子公文发送为主，逐步取消纸质件。
第三十一条 传递秘密公文，必须按审批程序办理，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置。机密、绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。上级机关的公文，除绝密和注明不准转发翻印、复制外，经办公室主任批准，可以转发、翻印、复制。翻印、复制时必须按制度登记，并注明翻印、复制的机关名称、日期、份数和印发范围。密码电报不得翻印复制，不得密电明复、明密电混用。翻印、复制的公文，应当视同正式公文贯彻执行，并妥善管理。
第三十二条 办公室应当建立公文催办、查办制度，由专人负责催办、查办工作。各处室（中心）要明确专人负责处内文件的登记、保管和归档工作。
（一）对呈送领导人指示或者转交有关处室办理的公文，应做到紧急公文跟踪催办、查办，防止漏办和压误公文。
（二）对下发的重要公文，应当及时并实事求是地报告办理情况。
（三）办公室应当定期向领导报告公文办理情况及存在的问题。并建立机关公文退文情况通报制度，帮助处室提高公文质量，减少公文差错。
第六章 公文立卷、归档和销毁
第三十三条 公文办结后，应按照《
中华人民共和国档案法》的有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷，完整地反映主要工作情况，以便于查阅和利用。
第三十四条 联合办理的公文，原件由主办单位立卷归档，其他单位保存复制件。
