第二十三条 处室、单位撤销或变动时，应当妥善保管环境保护档案，向接收单位或局档案室移交。
工作人员调动时，属于归档范围的文件材料必须全部上交，并办理移交手续，不得带走或毁弃。
第二十四条 档案专用库房必须配备和设置防火、防盗、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠（防有害生物）、防高温、防阳光直射等安全设施，保持适当的温度、湿度，并设专人管理。存放声像等特殊载体档案的装具，应当配备防磁化设施。
第二十五条 推进计算机技术在档案管理中的应用，配备适应档案现代化管理需要的技术设备。实现计算机辅助立卷、检索。
档案管理自动化纳入局办公自动化体系并进入局计算机网络系统，电子档案文件及时归档，逐步实现文档一体化、网络化，提高档案现代化管理水平。
第二十六条 定期检查环境保护档案的保管状态，对破损或变质的档案应及时修复。
第五章 档案的利用
第二十七条 档案的利用是指对档案的阅览、复制和摘录。局档案室应当编制各种检索工具，积极开发环境保护档案信息资源，为档案利用者提供方便。
第二十八条 局档案室应当开展档案的编研工作，并根据环境保护工作的实际需要，将已有档案加工成文摘、汇编或专题史料等不同类型的参考资料，为环境保护工作提供服务。
第二十九条 局机关保存的档案主要供本系统利用。
其他系统或部门的工作人员查阅档案时，需持本单位介绍信，说明利用目的和范围，并经局办公室负责人批准后方可查阅。
第三十条 查阅涉及党和国家秘密的环境保护档案必须经过分管档案工作的局领导及保密部门批准；查阅未公开的档案，必须经过有关业务部门负责人批准；摘录和复制档案，必须经过局办公室负责人批准。
第三十一条 借用环境保护档案者应负责所借档案的安全和保密，不得擅自转借，不得折叠、剪贴或抽取、拆散档案，严禁在环境保护档案上勾画、涂抹、填注、加字、改字或以其他方式损害档案的原有状态。
