第三章 文件材料的形成与归档
第十一条 按照国家档案管理规定，工作人员在公务活动中形成的、应当立卷归档的环境保护文件材料应由文件材料的经办处、室和经办人员负责及时收集齐全，并进行整理、立卷，定期移交局档案室集中管理。任何处室或个人不得据为己有或者拒绝归档。
第十二条 各处室应当按照《山西省环境保护局文书档案立卷归档范围和程序》、《环境保护文件材料的归档范围、保管期限》有关规定，对本处室应归档文件材料及时进行立卷归档；归档的每一份案卷应由一组有内在联系或共同特征的文件组成；立卷时拟定简明确切的案卷标题，划定保管期限，填写卷内目录、备考表，最后装订成册。
凡需归档的文件材料，书写要工整，不得使用圆珠笔和铅笔书写。
第十三条 为规范处室档案建设与管理，增强立卷归档工作的操作性，各处室应根据本处室工作职责和具体工作任务或内容，逐项制定、实施归档程序和办法，并报局办公室备案。
第十四条 各处室及各位公务工作人员要把日常工作和各项业务活动中各类档案的形成与管理逐步纳入办公自动化管理系统，努力实现档案信息数据的收集、加工、整理、传输、归档全过程的计算机化。省环境信息中心应为实现局系统档案管理网络化、信息化开发技术支持系统，并做好运行维护工作。
在文件档案的形成过程中，要随时收集并整理成电子文件档案。凡归档的文件材料应同时提交电子版文件材料。
第十五条 环境保护档案工作实行下达环境保护任务与提出环境保护文件材料的形成、积累、整理和归档要求同步；检查环境保护工作进度与检查环境保护文件材料的形成、积累、整理和归档同步；鉴定、验收环境保护科技成果与鉴定、验收环境保护科技文件材料的立卷和归档同步；上报登记和评审奖励环境保护科技成果与档案管理机构出具证明材料同步等“四同步”管理。
第十六条 承担省环境保护局的科研项目或者工程任务的单位，在申请科研项目鉴定或者工程任务验收前，必须由省环境保护局档案室对应当归档的文件材料进行检查验收，并出具合格证明。
