太原市档案局关于印发《电子档案保管和利用暂行规定》的通知
(并档字[2006]20号)
各县（市）区档案局、市直机关、团体，各有关单位：
现将《电子档案保管和利用暂行规定》印发给你们，望遵照执行。
太原市档案局
二○○六年六月二十六日
电子档案保管和利用暂行规定
第一章 总则
第一条 为了进一步推进全市档案信息化建设，确保我市电子文件、电子档案的完整、真实和安全，制订本规定。
第二条 本规定适用于太原市党政机关产生的电子档案的保管和利用。其他社会组织的电子档案保管和利用可参照本规定。
第三条 本规定所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等介质上，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可以进行网络传递的文件。
第四条 本规定所称的电子档案是指经过鉴定具有保存价值的归档电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。
第二章 电子文件保管原则
第五条 各单位对电子档案实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。
第六条 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。
第七条 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。
第八条 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。
第九条 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
第十条 具有长期或永久保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。归档时应同时保存文件的电子版本，纸质版本或缩微品。
