（八）参加市政府例会的部门人员必须是市政府组成人员或部门主要负责人，除汇报单位可带1名副职和1名助手外，其它部门一律不得带副职或助手。接到会议通知后，必须按照要求按时上报与会负责人名单。因参加省有关会议、陪同省或部门厅级以上领导在荆考察、参加市委安排的重要公务活动、出国出境、出市无法及时赶回以及生病住院等特殊原因而确实不能与会者，必须在会前1天向市政府办公室书面请假，并安排一名负责同志与会。
（九）一次会议多个议题时，实行候会制度。会议在讨论前一议题时，后一议题的参会人员在候会室等候。参会人员一律不得提前退场或临时请人代会，确有紧急情况时，要事先向主持会议的领导同志请假，获准后告知会议工作人员。
四、规范会场管理
（十）市政府例会一般在市政府办公大楼五楼会议室召开。参会人员的座次按以下原则安排：市长、副市长、市政府秘书长在主席台就座，各位副秘书长在主席台左右两侧就座，市政府组成人员或相关县市区、部门主要负责人在主席台对面第一排就座（主汇报单位负责人在中间汇报席就座），市政府办公室有关县级领导和市政府研究室、法制办、督查室、仲裁委秘书处主要负责人一般在主席台对面第二排就座，没有市政府组成人员或相关县市区、部门主要负责人参加会议或参会人员少时，第二排人员在第一排就座。
（十一）严格控制汇报和发言时间，汇报人一般应为汇报单位的主要负责人，汇报要突出主题，不讲套话和空话，汇报时间一般不超过15分钟，其它相关部门发言一般不超过5分钟。
（十二）会议期间，市政府办公室和其他单位无关人员（机要人员及会议工作人员除外），一律不得擅自进入会场约请领导、传送文件，确有紧急情况的，由会议工作人员统一代办。
（十三）会议工作人员会前要做好会场布置等工作。会议期间，由办公室秘书一科安排专人负责签到、引导与会人员进入会场、处理领导临时交办事项、传呼重要电话等。所有与会人员要将各类无线通讯工具自觉关闭或调至静音状态。
五、规范会议纪要
（十四）每次市政府常务会议和市长办公会议一般均制发《会议纪要》。办公室秘书一科一般于会后3个工作日内完成会议纪要的起草并送审。会议纪要应做到简明扼要，表述准确，主要记述议定事项。市政府常务会议纪要按程序经市政府秘书长审核，报市长签发；市长办公会议纪要按程序经市政府分管副秘书长审核、由市政府秘书长签发，必要时报市长或常务副市长审批。
