（四）市政府各部门和县市区人民政府对提请市政府常务会议和市长办公会议研究的议题，其内容涉及其他部门或县市区职责范围的事项，主办部门应在会前主动与相关单位或县市区协商，力争形成一致意见；经协商后意见仍不一致的，应将分歧意见如实上报市政府办公室，列明各方理由，提出主办部门的倾向性意见。会前，主汇报单位要将汇报材料分发相关部门，以便及早准备发言意见。
（五）市政府领导同志和市政府办公室各相关科室，对所分管或联系部门上报的议题，要加强协调和审核把关，做到“四种议题不上会”，即市政府分管领导能够研究解决或副市长之间能够协商解决的不上会；主办部门会前未与相关单位充分协商达成一致意见或就分歧问题提出倾向性意见的不上会；未填报市政府例会审批单并报请市长或常务副市长审定的不上会；汇报单位主要负责人无法参会或未能按会议要求和时间报送会议材料的不上会。
（六）汇报单位根据协调情况，认真准备汇报材料。汇报材料要主题明确，分析问题实事求是，所提建议明确具体，有的要提供可供选择的若干方案，重大问题还要附专家咨询意见。汇报材料应简明扼要，一般不超过2000字，经单位主要负责人签报市政府办公室，由市政府分管副秘书长审核、分管副市长审定并签署批印意见后，由汇报单位采用国际标准A4型（210mm×297mm）白纸双面印制，左侧装订。汇报材料的标题用二号小标宋体，正文用三号仿宋体，标题下方注明汇报单位全称。汇报材料左上角需用四号仿宋体标注“市政府常务会议汇报材料”或“市长办公会议汇报材料（×××副市长批印）”。对提交会议审议和讨论的文件稿，须有起草说明，并在正文标题下方用括号标注“草案”或“送审稿”字样（汇报材料格式见附件6、附件7）。汇报材料不署单位负责人姓名，不用单位文头纸，不得出现缺页、漏页、字迹不清等问题。
三、明确参会范围
（七）市政府常务会议和市长办公会议的出席范围为：市长、副市长、市政府秘书长。列席范围为：荆门军分区政委，市政府副秘书长，议题涉及部门和单位主要负责人，市政府办公室有关县级领导，市政府研究室、法制办、督查室、仲裁委秘书处主要负责人。市政府办公室相关科室科长列席相关议题。
市长碰头会议的参会范围为：市长、副市长，市政府秘书长、副秘书长，市政府办公室有关县级领导，市政府研究室、法制办、督查室、仲裁委秘书处主要负责人。
