（4）填写“材料份数”，以每份完整的材料为一份（包括附件）；
（5）填写“材料页数”，有图文的页面为一页；
（6）目录书写要工整、正确、清楚、美观，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水书写目录。填写目录后，要检查核对，做到准确无误；
（7）每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。
4.档案材料载体变质或字迹褪变时，须进行抢救。抢救材料时，一般可采用修复、打印、抄写、复印等方法。凡打印、抄写的材料，必须认真校对无误、注明复制单位和日期。
5.为便于装订、保管和利用，延长档案材料的寿命，对一些纸张不规则、破损的材料，应进行技术加工。
6.每个职工的档案材料，必须装订成卷。装订时，目录排在卷首，材料排列顺序与目录相符；卷面整洁，全卷整齐、平坦，装订结实实用。
7.每卷职工档案应注明档案编号加以区别。
8.职工档案整理装订成卷后，装入职工档案袋，并进行认真细致的检查，经验收合格后，方能入库。
附件三：
职工档案卷皮、档案袋样式和规格
一、职工档案卷皮（卷面、卷底各一页）
1、卷皮规格：长27.4厘米，宽20.5厘米；左边设3个装订线眼，眼距（从眼中心算起）8.3厘米；线眼中心距左侧边沿1.5厘米，上下线眼中心距上、下边沿均为5.4厘米。
2、卷皮材料：一般可采用375克无酸纸。
3、卷面上的字一律用正红色。
4、卷面项目：“职工档案”、“编号”、“姓名”、“籍贯”。“职工档案”用楷体（72磅），字与卷面上边沿距离为7厘米；“编号、姓名、籍贯”用一号宋体，与卷面下边沿分别相距8.5厘米、7厘米、5.5厘米。
5、卷面里页印“注意事项”。（仿宋体小三号字）
①注意保密，不得遗失，不得让无关人员翻阅。
②爱护档案，不要涂抹、勾画及乱加批注。
③卷面与材料不得拆散，不得随意增加或抽出材料。
二、职工档案袋
1.规格：长30厘米，宽23厘米，厚（折叠部分）2.5厘米。
2.材料质量：应选用130g中性无酸纸或较好的150g牛皮纸。
3.档案袋正面项目：“职工档案袋”（隶书初号）、“档案编号”（楷体小一号）、“职工姓名”（楷体小一号）、“职工档案转递登记表”（仿宋体三号）等内容。
4.档案袋背面印“注意事项” （仿宋体小三号）：
