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4.5.3 保管期限：归档文件的保管期限（永久、30年、10年）。
4.5.4 件号：文件的排列顺序号。
件号包括室编件号和馆编件号。室编件号由立档单位在归档文件整理时标注，馆编件号在档案移交进馆后由档案馆标注。室编件号的编制方法：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列从“1”开始标注，每种保管期限各编一个顺序号，如：
永久件号：1.2.3.4.5……
30年件号：1.2.3.4.5……
10年件号：1.2.3.4.5……
4.6 编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
4.6.1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
4.6.1.1 件号：填写室编件号。
4.6.1.2 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
4.6.1.2.1 填写责任者项时一般应使用全称或通用简称，不能使用“本厅”、“本局”等含义不明、难以判断的简称。
4.6.1.2.2 联合发文时责任者过多的可适当省略，但作为责任者之一的立档单位必须填写。
4.6.1.2.3 未署责任者的归档文件，编目时应根据文件内容、形式等特征加以考证并填写。
4.6.1.3 文号：文件的发文字号。
4.6.1.4 题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“［］”号。
4.6.1.5 日期：文件形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20060812。
4.6.1.6 页数：每一件归档文件的总页数。归档文件须编页号，页号用钢笔标注于归档文件页面的右上角或左上角。文件中有图文页面为一页。
4.6.1.7 备注：注释文件需说明的情况。
4.6.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。
归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录每年区分保管期限装订成册，亦可几年区分保管期限装订成册。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等项目。
4.6.2.1 全宗名称：立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。
4.6.2.2 年度：填写本目录所登录文件的形成年度，如：“2006”、“2004-2006”等。
4.6.2.3 保管期限：根据目录中所登文件的保管期限，直接填写永久、30年或10年。
4.7 全宗说明：全宗说明的标题为“***（单位名称）***年全宗说明” ，全宗说明主要包括4部分内容：归档单位的主要工作职能、组织机构情况、本年度工作概况及文件材料整理归档情况。全宗说明与归档文件目录一起装订，全宗说明在前，归档文件目录在后。
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