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4.1 归档文件的整理单位
以件为归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，重要文件的正本与历次修改稿可为一件；计算机及网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录以一次会议记录为一件；报表、名册、图册、介绍信存根等按其原来的装订方式，一个自然本（册）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起的为一件；来文与复文可为一件；未装订成套的会议材料各为一件；正文与文件处理单为一件。
4.2 装订
归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；计算机及网络环境中形成的文件，定稿无须保存的，正本在前，发文稿纸在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后；不同文字的文本，中文文本在前，外文文本在后，汉文文本在前，少数民族文字文本在后，原文文本在前，译文文本在后。
4.3 分类
归档文件采用年度-保管期限分类法进行分类。
4.3.1 按年度分类
将文件按其形成年度分类。
4.3.1.1 一般应以文件形成时间判定文件所属年度。
4.3.1.2 跨年度形成的会议、案件等文件，归入办结年度。
4.3.1.3 几份文件作为一件时，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。
4.3.1.4 文件没有标注日期时，需要分析文件内容、制成材料、格式、字体、以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。
4.3.2 按保管期限分类。
将文件按划定的保管期限分类。
4.4 排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按机构或问题，并结合事由、时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
4.5 编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。文件处理单随同归档的，归档章可盖在文件处理单上，以保持文件原貌。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项目。
4.5.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
4.5.2 年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2006。
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