7、积极开发利用档案信息，做好借阅和利用效果登记。
（三）统一制度
1、制订档案归档、利用、保管、保密、鉴定等各项制度并予以实施。
2、制订档案人员岗位责任制，纳入工作职责和考核范围。
（四）统一做法
1、档案的整理。
（1）文书档案依据《
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令）、《海口市归档文件整理规则实施细则》进行整理。
文书档案归档完成时间：每年6月30日前完成上年度的文件材料归档工作，并报市档案局指导科检查备案。
（2）会计档案依据财政部、
国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）进行整理。
（3）基建档案依据国家档案局、
国家计委印发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1998〕4号），海南省计划厅、海南省建设厅、海南省建行、海南省档案局印发的《海南省基本建设工程档案资料管理工作暂行规定》（琼档字〔1991〕68号）进行整理。
（4）声像档案依据1988年11月4日制定的《海南省档案馆关于声像档案收集和管理办法》进行整理。
（5）实物档案按有关规定进行整理。
（6）本专业档案按有关规定进行整理。
2、档案用品。
档案盒规格、式样、目录格式及质量符合市档案局的要求。
3、档案检索工具。
室存的各类档案都有档案目录。
4、档案计算机管理。
（1）采用市档案局推广的档案计算机管理软件。
（2）应用计算机对全部室存档案进行著录、备份，并按时报送文书档案机读目录。
（3）对本单位产生的电子文件进行归档和规范管理。
二、文书档案质量
（一）归档文件收集齐全完整。
（二）归档文件装订标准。归档文件以“件”为单位装订，属于永久、30年保存的归档文件采用符合档案保护要求的用品装订。
（三）归档文件分类科学。按“年度-保管期限”分类法进行分类。
（四）归档文件年度和保管期限划分准确。
（五）归档文件排列有序，排列顺序保持相对稳定。
（六）归档文件编号正确。
