深圳市档案局关于印发《深圳市市属机关、团体、事业单位文件集中管理暂行办法》的通知
(2007年3月23日 深档规〔2007〕1号)
为适应电子政务建设的需要，加强文件的科学管理和安全保管，降低管理成本，便于市属单位及社会各界的依法利用，根据《
中华人民共和国档案法》、《
深圳经济特区档案与文件收集利用条例》等有关规定，我局制定了《深圳市市属机关、团体、事业单位文件集中管理暂行办法》，现予印发，自2007年4月1日起施行。
深圳市市属机关、团体、事业单位
文件集中管理暂行办法
第一条 为适应电子政务建设的需要，加强文件的科学管理和安全保管，降低管理成本，便于市属单位及社会各界的依法利用，根据《
中华人民共和国档案法》、《
深圳经济特区档案与文件收集利用条例》等有关规定，制定本办法。
第二条 市属机关、团体、事业单位（以下简称市属单位）文件的移交、管理、利用等活动适用本办法。
本办法所称文件，是指市属单位在公务活动中形成的，移交档案馆存档之前由市文档服务中心保管的文件材料。
第三条 市文档服务中心（以下简称文档中心）隶属于市档案局，根据《
深圳经济特区档案与文件收集利用条例》第
八条、第
二十条、第
二十五条的规定，负责接收和集中保管市属单位文件、对外提供文件利用服务等工作。
文档中心应当根据实际情况确定分批移交文件的单位，制定文件移交标准、计划和具体的移交时间表，及时发出移交通知书，并对市属单位移交工作进行指导、培训。
第四条 市属单位应当根据国家和省、市有关规定及本单位文件的形成规律，制定本单位档案分类方案（包括文件归档范围、保管期限、分类编号体系等），并送市档案局审定。
市属单位应当明确一名负责人分管本单位的文件管理工作，并指定专人负责本单位文件的收集和移交工作。
第五条 市属单位应当将办理完毕的文件及时收集齐全、集中保管；其文件移交范围为市属单位归档范围，移交前应当对文件进行初步分类、整理，填写移交清册，并标明是否可向社会公开。
电子文件的移交可以采用在线移交或者离线移交方式，加密的电子文件移交前应作解密处理。
离线移交电子文件时，市属单位应当做好如下工作：
（一）将电子文件按规定的格式保存到只读光盘（一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套异地封存保管），在光盘封套上应当标明光盘标签；
（二）认真检测移交电子文件的质量状况，检验项目包括载体外观、病毒、真实性、完整性、安全性、技术方法与相关软件说明资料等，并填写电子文件移交检验表和登记表；
