《信访投诉告知书》应当在收到信访事项之日起15日内寄出。
第十五条 承办部门应自收到转办的信访事项后40日内完成调查取证工作，形成书面报告，书面报告应包括对信访事项的处理情况及结论性意见，报局领导审批，并于规定办结时限10日以前将最终处理意见反馈信访接待室。
第十六条 因情况复杂或者不可抗力等因素，信访事项无法在规定期限内办结需要延期的，承办部门应当于规定办结时限10个工作日以前提出意见并说明情况，报主管局长和局长审批后，在原规定的办结期限5日前将延期的情况反馈信访接待室。
经局长批准同意延期的，信访工作人员应当制作《信访事项延期办理告知书》，加盖信访工作专用章后，告知信访人。
第十七条 信访工作人员应当根据承办部门的反馈材料草拟《信访投诉答复书》，报办公室主任审核后，报主管局长和局长审批。
第十八条 信访工作人员应当根据审批意见，制作正式的《信访投诉答复书》，并加盖信访工作专用章，并在受理该事项之日起60日内寄出，延期办理的，应当在受理该事项之日起90日内寄出。
第十九条 依照本规程发出的书面文件，应当选择安全、经济的邮寄方式。对寄出的书面文件，应当留存邮寄凭证或者记录，以备查证。
第二十条 保险机构、保险行业协会应指定一至二名责任心强、懂业务的中层干部作为信访工作联系人，负责对黑龙江保监局交办、转送信访事项的办理、督办和上报工作。
第二十一条 保险机构、保险行业协会应当制定信访事项的分工处理规则，明确各类信访事项的具体承办部门，落实工作责任，保证信访工作的顺利开展。
第二十二条 保险机构、保险行业协会收到黑龙江保监局交办的信访事项后，应当及时报送分管领导或者主要负责人批示，并按照要求在规定时限内报送处理结果。处理报告应当内容具体、事实清楚、文字准确、结论性意见明确及支持结论性意见的证据材料。
第二十三条 因情况复杂或者不可抗力等因素，信访事项无法在规定上报期限内办结需要延期的，保险机构、保险行业协会应当于规定上报时限5日以前提出书面意见并说明情况，经黑龙江保监局批准的，可以适当延期。
