6.案卷质量的总要求
6.1 归档文件齐全完整。凡在本单位工作活动中形成的，办理完毕的，具有查考利用价值的文字、图表、声像、实物等，均应收集齐全完整。
6.2 分类科学。根据机关的大小、形成文件的多少和机关内组织机构设置的稳定程度，遵循文件之间的历史联系，进行科学分类，全宗内应保持分类的一致性。
6.3 保管期限划分准确。要正确掌握保管档案保管期限的原则和标准，根据国家有关规定，制定本单位文书档案保管期限表。准确划定每份文件的价值。不同保管期限的文件不能组合在一个卷内。
6.4 组卷合理。遵循文件材料形成规律和特点，保护文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
6.5 卷内文件排列条理清楚，编号准确。卷内文件要按照一定规律进行排列，有条理地反映和说明问题。编号准确，不得重复或遗漏。
6.6 卷内目录、备考表填写清楚。要按国家统一规定的格式和要求填写卷内文件目录及备考表。
6.7 案卷装订整齐、牢固。不得漏订、错订。
6.8 案卷封面填写确切，整洁。案卷题名文字简明、通顺概括、全面地反映案卷内容。准确标识案卷封面诸项。
7.案卷格式的总要求
按照GB9705—88《文书档案案卷格式》的规定，力求文书档案案卷格式标准、规范。
8.机关文件材料的收集
8.1 收集工作的范围及内容
收集本机关党、政、群众团体及其他组织、学术团体在工作活动中直接形成的各种文字、图表、声像等材料，包括正式文件、非正式文件及各种专门业务工作形成的文件材料。具体内容见《机关文件材料归档和不归档的范围》(国档发[1987]27号文件)。
8.2 收集工作的基本要求
应齐全、完整、系统地收集本机关在工作活动中形成的公文、电报、簿册、图表、书信、日记、录音带、录像带、照片等文件材料，保证归档文件材料的质量，适应领导决策科学化和机关各项工作的需要，为国家积累载体多样、结构合理的档案史料。
9.区分全宗
