1、凡需要对出口货物函调的，出口企业应在货物报送出口并在财务上作销售处理后，按月单独填报《出口货物退(免)税审报表(二)》，并将当月办理出口货物退税的有关凭证单独装订成册，连同其他退税资料先报外经贸主管部门稽核签章后，再报主管出口退税的税务机关申请退税。
2、出口企业申请对需要函调的出口货物的退税，必须按规定提供出口货物的增值税专用发票原件(税款抵扣联)或普通发票或消费税专用发票、出口货物报关单(出口退税联)、出口收汇核销单证、出口货物销售发票，并按不同退税率填报出口货物退(免)税申请表。对货源地为不同市县的及一次申报中同一市县有两张以上的增值税专用发票的，须增报一份增值税专用发票(抵扣联)影印件，并按不同市、县及不同类别汇总填列增值税专用发票汇总表。
五、对需要函调出口货物的审核调查
出口退税主管税务机关对需要函调的出口货物退税申请，必须严格按照出口货物退税的有关规定，对其进货品名、数量、价格、货源以及供货企业的进项发票等情况发函调查，必要时派专人调查。对按规定需函调的货物，在货源未核实清楚前，不得办理出口退税。
各地出口退税主管税务机关应严格按照省国税局苏国税发(95)139号通知的要求，指定专人负责发函、收函、回函处理及汇总整理等工作，统一编号并登记《函调情况统计表》，装订成册，建立档案管理制度，认真登记回函日期和回函情况，及时按实处理。主管出口退税的人员应认真审核，分户登记《稽管手册》“出口货物函调记录”栏。
对发函1个月未收到回函的，应及时催办一次，催办后3个月仍未收到回函的，应将发函情况逐笔汇总报省局，由省局统一汇总上报国家税务总局查处。
对出口企业从省外固定货源单位(九三年底前已有业务往来的企业)购进的货物，凡年限税额在60万元以上的，可先由出口企业提出申请，并将收购该固定货源单位出口货物的品名、年收购数量、金额等报主管出口退税机关批准后，对全年业务进行一次性调查，不再分票分批核查。但对出口企业从省外固定货源单位购进经广东九龙、汕头海关及其所属海关报关出口的货物，仍应按上述有关规定办理。
凡出口企业未按规定申请退税的出口货物，税务机关不予受理函调。
六、对需要函调出口货物的审批
对已发函调查的货物，经回函确认真实后，各地主管出口退税的税务机关可凭该货物的有关退税凭证及县以上税务机关的回函件办理退税；如回函确认有虚假情况的，一律不得办理出口退税，应将有关情况向检察部门反映，并报省国税局进出口处备案。
