1.建立资料室。资料室用于集中存放户籍资料、日常征管资料，以及归档的以前年度各类征管资料；户籍资料应按序列存放于资料袋中，日常征管资料必须按户建档，做到一户一夹(合)，有条件的，对纳税人当年的纳税申报资料也可以由征收部门保管，但必须按户建夹(合)，年终按户将资料移送资料室统一归档。
2.归档的期限。各部门在资料收集、整理过程中，应按规定的期限做好资料的归档工作，各类资料具体归档的期限为：
a.户籍、日常征管资料的归档。纳税人的户籍、日常征管资料平时由各岗位收集并整理，月度终了后的二天内以所(科)为单位将资料移送资料室，按户入资料夹(合)，年度终了后45天内统一装订归档；户籍类资料应在资料袋(合)中长期存放，只有该纳税人注销税务登记或该种文书被新制作的文书更替及该文书规定的期限到期，年底应将此类文书随该纳税户的当年征管资料一并归档。
b.稽查资料的归档。所有稽查资料在检查过程中都应由稽查承办人员收集保管，并在稽查结案后60日内移交资料室归档。
c.综合资料的归档。各部门应根据资料的不同性质建立综合资料夹，用于存放当年的综合资料。综合资料不论是手工制作的、还是计算机自动生成的，都必须按月以书面形式加以收集、整理，平时由各部门保存，年度终了后45日内移送资料室。各类征管数据必须每半年分别在硬盘、软盘上备份，软盘在备份后二日内送资料室存档。
3.资料的移接交。为明确工作职责，保证移交的资料完整、齐全，资料受理(制作)人员在资料整理并造册后，以科(所)为单位加以汇集，并办理资料移接交手续。
a.各部门在资料移交前，应根据资料的整理要求将需移交的资料按照16K的标准整理，凡大于16K的应按16K的标准折叠齐整，小于16K的也应按资料整理的先后次序排放整齐。
b.在资料移接交时，资料移交部门应填写《征管资料移接交清册》(见附表六)一式二份，写明移交资料的名称、资料的份数。征收系列在移交纳税申报资料时应按户先进行整理，资料有短缺的必须补齐；对未纳税申报无移交资料的，征收所应出具清单，随纳税人的申报资料一并移送资料室。
c.资料管理人员在接收资料时应认真核对《清册》所列应移交的资料与实际移交的资料名称、份数是否一致，经核对无误后由移接交双方在《清册》上签字，办理移接交手续；对未按规定整理资料或移交的资料不齐全的，资料管理人员应予以拒收。
三、资料的装订
