2、所有所管资料由制作该资料的职能机构指定专人负责保存，年终进行分类，装订成册立卷入档。
3、各类立卷资料应设有目录卡，记录资料的归集情况。
4、各类资料应按所属年度归集立卷。
5、具有连续性使用、跨年度的征管资料，如：税务登记表等应转入下年度继续使用，待修订或使用期满后，在最后年度归档。
三、纳税人档案资料的管理
(一)管理机构
各基层征收单位一般以办税服务厅为单位设立纳税人档案资料管理室，配备专(兼)职资料员，实行资料开架集中管理。
资料架上应存放本年度所属的纳税人档案资料。
对实行电脑化管理的纳税人档案资料应由办税服务厅统一打印出按时间顺序归集的所有纳税人档案资料的清单供查阅。
(二)资料员职责
1、检查监督资料的归集情况，协助科、分局(所)长对纳税人档案资料管理进行考评。
2、保管纳税人档案资料，编排资料序号，按顺序整齐排列。
3、办理资料询问，按时提供征管资料。
4、按时开放资料室，严格执行保密制度。
5、保持资料室和资料的洁净，保证资料的安全、完整。
(三)资料的调阅
凡需调阅纳税档案资料的必须做到：
1、持有“资料调阅单”。
2、资料员应凭调阅单提供资料，并予记载。
实行电脑化管理的单位，原则上不再查阅书面资料，应通过电脑直接调阅。
3、调阅人在调领资料时，应当面清点资料份数，发现短缺(含资料内容与目录卡记录不符)，调阅人应填报资料短缺情况，资料员应在填报单上签名，以明确责任。
4、调阅资料必须按期归还。
5、调阅人在查阅资料期间，应负责妥善保管，不得将资料借给无关人员，不得遗失。
6、资料员在回收时，也应当面清点，发现短缺情况，调阅人应在填报单上签名。
7、对短缺的资料，应限期由责任人员负责追回，或以相同的资料来替代，替代的资料应补办相关的签字手续。对造成资料短缺的责任人，应视情节轻重予以必要教育处分。
四、督促检查
县(区)局必须制定本单位纳税人档案资料管理办法和调阅制度；并把这项工作列入岗位责任制进行考核，定期或不定期组织有关人员督促检查，一个年度检查的次数不少于一次，年度终了将资料装订成册前，县(区)局还应组织检查验收，按户记录检查情况，并设专袋收集检查的记录资料。税政征管科在日常工作中可根据需要抽查，各办税服务厅应自觉接受监督检查。
