(一)接受网上来件后，必须详细准确地登记。
(二)对受理的来件进行分析、核实，根据不同情况进行处理。属于政策明确规定的问题，应当即给予答复；属于部门职责范围内的问题，应通过计算机网络迅速转交有关部门处理；比较重要的紧急问题，要立即呈报市政府或办公厅有关领导批办；对来件所反映带有倾向性、苗头性的重要问题，应及时呈送市政府领导参阅；对市政府领导批示交办的重要事项，要直接派人或会同有关部门调查处理。
(三)适时向承办单位询问催办转办事项的处理结果，督促承办单位按规定时限报告办理结果。凡通过计算机网络交办和转办的事项，承办单位在收到邮件后，须在7日内通过计算机网络报告办理结果；因特殊情况在规定时限内不能办结的，承办单位要主动说明原因，并随时通报工作进展情况；对紧急事项，承办单位应立即处理，并随时报告处理情况。
(四)增强办理工作的透明度，区别不同情况对办理结果予以反馈或公布。对市政府领导批示的问题，办结后应立即向市政府领导反馈处理结果；对群众普遍关心和影响较大的问题，应及时通过新闻媒介和青岛政务信息公众网向社会公布，并定期通报网上“市长信箱”办理工作情况。
(五)定期对网上来件进行综合分析，对其中带有普遍性、倾向性的问题及重要的社情民意，应呈送市政府领导，为领导决策服务。
(六)市长公开电话网络单位要抓紧时间配备计算机等设备，尽快开通各市(区)政府、市政府各有关部门的网上市(区)长、局长(主任)信箱。
四、建立网上“市长信箱”工作网络以市长公开电话网络单位为基础，在各市、区政府和市政府与人民群众密切相关的部门、单位之间，建立上下相连、左右相通的“市长信箱”工作网络。
(一)承办单位的主要任务：受理和办理群众及社会各界对本地区、本部门或本单位工作及其工作人员的建议、批评、意见和要求，解决社会生活中发生的应由本地区、本部门或本单位负责处理的问题；承办市政府领导和市长公开电话办公室交办的事项；定期向市长公开电话办公室报告工作情况；接受市长公开电话办公室的业务指导和工作培训。
(二)承办单位工作制度：1、值班制度。各承办单位必须安排专人值班，负责处理网上“市长信箱”电子邮件收办的日常工作。2、办理制度。对承办的电子邮件，要区别情况，进行分类处理。对市政府领导的批示和市长公开电话办公室交办、转办的事项，要向部门、单位领导报告，办结后要通过计算机网络向市长公开电话办公室反馈。对本部门、本单位接收的重要邮件，要送请部门、单位领导批示后及时处理。3、工作报告制度。每月月初，对上月网上“市长信箱”转办邮件的接收、办理情况以及本部门通过信箱直接受理的邮件的办理情况进行小结，年终进行工作总结，全面分析全年接收和办理工作情况。月小结和年终工作总结都应以书面材料报市长公开电话办公室。4、学习制度。要经常组织工作人员进行政治、业务学习，熟悉掌握党和国家的有关方针、政策，特别要教育工作人员牢固树立“公仆”意识，尽职尽责，忠于职守，维护政府的良好形象，全心全意为人民服务。
