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（三）紧急程度。紧急文件应当根据重要程度、时间要求，在文件首页右上方分别注明“特急”或“急件”；紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”或“平急”。同一公文既是密件又是急件的，秘密等级标于紧急程度之下。
（四）发文字号。发文字号一般由行政区域代字、发文机关或单位代字、年号（公元全称）、序号组成。联合行文只标明主办机关或单位的发文字号。
（五）签发人。上报的公文（如请示、报告）应当在文件首页红线右上方注明签发人的姓名，与发文字号位于同一水平线上，发文字号可适当左移。联合上报的公文，应当注明联合机关或单位签发人的姓名。
（六）标题。标题一般应当标明发文机关名称或规范化简称、发文事由和公文文种。上报的公文，标题中不标出发文机关名称。标题应恰当准确、简明扼要地概括公文的主要内容。在标题中除法规、规章名称可加书名号外，一般不加标点符号。转发上级机关的文件，如其标题过长，可以自拟事由摘要转发，但不能以上级机关文件的发文字号代替。
（七）主送机关。主送机关一般应写于标题之下、正文之上，顶格并加冒号。主送机关为两个或两个以上的，应按照各自的性质、职权和隶属关系等依次排列。有的公文（如决定、决议、会议纪要等）也可将主送机关写于正文之后，但要位于抄送机关之上。
（八）正文。正文是公文的主体，应当表达准确，层次清晰，言简意赅，突出主题。文件层次不宜过多，应力求简洁。
（九）附件。公文如有附件，应在正文之后（空一行）、发文时间和印鉴之上，注明“附件”字样、附件序号和全称。在附件的首页“附件”字样就标在左上角，并加序号。附件应当与正文装订在一起，如果附件在两个或两个以上的，要在每份附件首页左上角标明顺序号；如果不能合订，应当在每份附件首页左上角标明文件的发文字号和附件的顺序号。如附件不需打印或者不发，应当注明。印发规章等文件或转发文件时，正文标题中已经标明所印发或转发文件名称的，文末不再将所印发或转发的文件列为附件。
（十）成文时间。成文时间以领导人签发的日期为准。联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准。电报的成文时间以发出日期为准。
（十一）印章。机关公文除会议纪要和翻印的文件外，必须加盖印章。印章应当在正文之后的右下方加盖在发文时间的中上方，上沿不压正文，底边在发文时间之下。正文末页无法加盖印章的，要另加空白页标明成文时间并盖章，同时在该页上方注明“（此页无正文）”字样。印章要与发文机关相一致。几个单位联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章；联合下发的文件，联合发文机关都应加盖印章，印章顺序应与行文机关顺序相吻合，主办机关的印章应与成文时间相叠。
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