(一)涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，密级分为“秘密”、“机密”、“绝密”三种。保密期限应视文件内容而定，如“机密★一年”、“绝密★三个月”不等。除特殊情况外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在一年以上的以年计，在一年以内的以月计。其中“绝密”、“机密”、“秘密”级公文还应当标明份数序号。
(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
(三)发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成(“批复”、“函”只署发文机关名称，文种在名称括号内注明)，置于公文首页的上部，用庄重、醒目的字体套红印刷。联合行文，可以用主办机关名称，也可以并用联署机关名称，主办机关排列在前。在民族自治地方，发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字印刷。
(四)发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。
(五)文件份号标注在文件名称的左上角。密级、紧急程度，要从上至下依次标注在文件名称的右上角。
(六)上报的文件，应当在发文字号的同一行右侧注明签发人、会签人姓名。其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
(七)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，除上报文件外，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章或转发的文件标题名称加书明号外，一般不用标点符号，不能引用文件字号代替标题内容。
(八)主送机关指公文的主要管理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
(九)公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。
(十)公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。加盖印章的文件，落款处可不署发文机关的名称，印章一般盖在成文日期处，上不压正文，下要骑年盖月。
(十一)成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。经会议批准的文件，以会议通过的日期为准。电报以发出日期为准。
(十二)公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。
(十三)公文应当标注主题词。按上级机关要求和《
国务院公文主题词表》，依次以类别词、类属词和文种标注于文尾部分发送栏之上，顶格写。标注主题词一般不超过五个。
