5、值班室负责节假日和下班时间的文电处理工作。值班员收到来文来电后，应将来文来电时间、单位、发文号、文件标题及处理情况登记在值班室来文登记本上。一般性来文，可转文电处办理；对于急件和急需办理的传真件，应加贴“值班室急件要件阅办单”，并及时报带班领导或秘书长、厅主任阅示；对特别紧急且事关重大问题的来文，可越级直接报市长或副市长阅示，事后告知厅分管领导。
三、公文的办理
1、批办。
(1)中共中央、国务院、国务院各部门和省委、省政府及其各部门来文中，办件按工作分工送分管副秘书长或办公厅副主任批办，由主办处负责办理。
(2)国务院和省政府各部门以及县区和市政府各部门来文中的阅件，由文电处根据工作分工分别送市政府领导、办公厅领导和各处室传阅。
(3)所有来文，如属绝密、机密件，应先报秘书长(或厅主任)批示，按批示要求办理。
(4)所有批办件都要提出明确的办理意见。
(5)领导批示件送督查处办理。
2、承办。
市政府各部门、各区政府及本市企事业单位来文中，办件按来文事由确定相关处为主办处。主办处负责文件办理的全过程。
本市主送“市委、市政府”的文件，有关处应主动商请市委协调解决；主送“市政府并报市委”的文件，由市政府办公厅负责办理。
凡属受理范围内的，主办处应根据分管领导的批示意见或办件的内容，认真调查研究，提出具体建议，报分管副秘书长或副主任审批。承办意见应经处领导审核签字方可呈报。承办件应按规定时限件件有着落、有反馈。
主办处在承办公文中，如需其他处配合，主办处应主动与相关处协商。如需征求政府其他部门意见的，由主办处使用《公文办理通知单》直接转出，并明确反馈时限，如未按时反馈，可使用《公文办理催报单》催办。如涉及两个以上部门，可确定主办部门牵头办理，也可采用同时转出或召开协调会形式来处理，以提高办文时效。
主办处要在规定的办结时限内负责将处理结果答复来文单位，答复应尽可能以书面形式，可采用批复或抄告单形式，一般不得把内部使用的文件承办单及领导批示原件转出。书面答复内容由处室负责人审核，送市政府或办公厅分管领导审批，以办公厅名义答复，各处室不得对外行文。口头答复应随文记录。
3、公文办理时限。
从文电处收到公文之日起计算办文时间。办件有明确办理时限的，办公厅按时限要求办结并反馈，特急件随到随办。没有明确时限要求的，从主办处室收到文件之日起，一般在15个工作日内办结或反馈。凡是因涉及历史问题情况复杂或协调难度大的事项，在规定的时限内无法办结的，主办处要向厅分管领导报告，并向来文单位反馈原因。急件送领导阅批时要附上“急阅件”小标签。
