(三)根据预约接待的安排，由市信访局提前通知群众预约接待的时间和地点。
(四)多人反映共同意见、建议和要求的，应当按照国务院《
信访条例》的规定，推选5人以下代表预约反映。
(五)市信访局指定专人做好记录工作。
四、督查反馈要求
(一)根据《
信访条例》的规定，按照“分级负责、归口办理，谁主管、谁负责”和“及时、就地依法解决问题与思想疏导教育相结合”的原则处理信访事项。对情况复杂、涉及面广、影响较大的重大疑难信访问题，责任部门应按市政府接待领导提出的处理原则与思路，在接待后继续负责处理落实，直至妥善解决。
(二)对于市长预约接待群众信访事项的办理，责任单位原则上应于5个工作日内或按市领导的要求时限内办结，并向市信访局反馈落实处理情况，同时，责任单位要及时答复信访人，做到件件有着落，事事有结果。不能按期办结的，应向市信访局书面报告，说明办理进度情况及下一步工作意见。
(三)市信访局负责接待事项的督办和办理情况反馈工作。对市领导接待中责成各级、各部门查办的信访问题，由市信访局负责督办，及时掌握责任单位办理进展情况，直至妥善解决。
(四)市信访局收到责任单位的办理结果报告后，要认真审核，符合结案标准的，报送有关市领导审阅同意后结案，或按市领导新的批示意见继续办理。不符合结案标准的，退回责任单位重新办理。
(五)每月底由市信访局对市长预约接待群众日活动情况及办理情况进行汇总，向市政府书面报告。
五、保障工作
(一)保卫工作。市公安局负责协调做好接待现场的安全保卫工作，依照《
信访条例》规定，维护好接待秩序。
(二)后勤服务。由市机关事务管理局负责，提供用车等后勤服务准备工作。
(三)新闻报道。由市信访局通知各新闻单位做好市长预约接待群众日的宣传、报道工作。
六、完善制度，落实责任
(一)各区、海沧管委会及下属镇(街)和各委、办、局都应设立每月行政领导接待群众日，信访量较大的单位应结合自身实际，每月适当增加接待日次数。同时，改进工作作风，变群众上访为领导干部主动下访，把问题解决在基层，把矛盾化解在萌芽状态。
