4.2.3按机构分类。即将同一保管期限的归档文件按其形成和承办机构分类。
4.3排列
归档文件在分类方案的最低一级类目内，按其形成时间排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
4.4编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、期限、件号等项目(式样见图一)。
4.4.1全宗号：同级档案馆给立档单位编制的代号。
4.4.2年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2000。
4.4.3期限：归档文件保管期限的简称或代码。
4.4.4件号：文件的排列顺序号。其编制方法是：依据归档文件的排列顺序，一个机关每一年度每种保管期限的归档文件均从"1"开始标注。
4.5编目
归档文件应按保管期限分别按件编制归档文件目录。
4.5.1归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、密级、备注等项目(式样见图二)。
4.5.1.1件号：文件的排列顺序号。
4.5.1.2责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
4.5.1.2.1填写责任者项时一般应使用全称或通用简称，不能使用"本局"等含义不明、难以判断的简称。
4.5.1.2.2联合发文时一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多时可适当省略，但作为责任者之一的立档单位必须抄录。
4.5.1.2.3未署责任者的归档文件，编目时应根据文件内容、形式等特征加以考证并填写。
4.5.1.3文号。文件的发文字号。
4.5.1.4题名。文件标题，一般应照实抄录。
4.5.1.4.1有副题名或并列题名的归档文件。在正题名能够反映文件内容时，副题名一般无须抄录。并列题名即以其它语言文字书写的题名，需要时可与正题名一并抄录。
4.5.1.4.2题名中反映发文机关名称的，抄录题名时，可省略发文机关名称。
4.5.1.4.3没有题名，或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容的归档文件。应根据文件内容重新拟写或补充标题，外加"[]"号。
4.5.1.4.4有些归档文件独立性强，如正文仅有实施意见，附件则是具体的条文规定，或者附件是正文的重要补充和说明，可在正件题名后抄录附件题名，外加"()"号。
