青岛市《归档文件整理规则》实施细则
(青档字[2002]77号 2002年12月30日)
1.范围
1.1本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
1.2本标准适用于市直机关、团体和其他社会组织。各区市可参照执行。
2.整理原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
3.质量要求
3.1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
3.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
4.整理方法
归档文件以"件"为单位进行整理。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文为一件。
4.1装订
归档文件应按件装订。归档文件装订前应进行排序。一般顺序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。汉文本在前，少数民族文字文本在后。不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后。
4.1.1永久保存的归档文件可采用缝纫机、三孔一线或不锈钢装订针在文件左侧中部装订，装订长度为10-15CM。
4.1.2其他归档文件及书籍、刊物等保持原装订形态。
4.2分类
归档文件采用年度-保管期限或年度-保管期限-机构分类法。同一全宗应保持分类方案的稳定。
4.2.1按年度分类。将文件按其形成年度分类。
4.2.1.1一般应以文件签发日期(即落款日期)判定文件所属年度。
4.2.1.2跨年度形成的会议、案件等文件，归入办结年度。
4.2.1.3几份文件作为一件时，"件"的日期应以装订时排在最前面的文件的日期为准。4.2.1.4文件没有标注日期时，需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据以按年度合理归类。
4.2.2按保管期限分类。即将同一形成年度的归档文件按划定的保管期限分成永久、长期、短期三个类别。
