五、加强物品采购执行合同的管理。无论采用哪一种采购方式，都应由主管部门或经主管部门的授权代表学校与供应商签署格式合同。合同正式生效后，应对执行合同情况进行跟踪管理，督促供应商履行合同，按时交货，并保证质量。学校要组织人员按照合同规定的条款进行验收，验收结果应形成书面意见。采购合同和验收报告应及时归档并认真保管。对无需另行签订合同的，也应按照要求做好验收工作，并严格履行相关的验收手续。经验收的物品均应按规定登记入账。验收中发现问题的应及时提出，并由采购责任部门或人员负责解决。
六、加强物品采购的经费管理。各高校应健全物品采购经费的申请、支付和报销等的相关制度。有关经费必须纳入学校集中管理，使用要有计划和报告，款项的支付应按合同的约定，报销应有物品的验收报告和相关部门负责人签字等的相关凭证。采购过程中发生的“折扣”、“让利”等款项，应首先用于降低采购价格，确属难以用于降低采购价格的，一律进入学校财务账内，用于相关工作，不得由部门坐收坐支，不得提成给经办人员。
七、加强对物品采购主管部门的干部及采购人员的教育和管理。各高校要明确采购工作的相关制度和纪律规定。在采购工作之前，尤其是重大项目、贵重物品、大批量物品的采购，必须对相关人员进行教育，使之明确采购制度、采购程序和工作纪律，自觉遵守有关规定。各单位要加强采购人员的队伍建设，提高采购人员的素质。学校根据本单位情况可建立采购人员的轮岗制度。对工作表现突出的采购人员，学校可按规定给予奖励。
八、加强团体采购的管理。对高校后勤社会化改革中形成的行业团体采购的管理，要根据《关于加强和规范本市单位团体食用农产品采购监督管理的通知》(沪商委[2002]第204号)的精神，进一步完善制度，规范操作，严格管理。加强学生生活用品和学校食堂食用农副产品采购的管理，建立健全与后勤社会化改革相配套的行业采供体系及规范，完善市场准入、集约竞标、团体配送和认证制度，建立购销双方及其相关人员的责任制度，加强监督制约。
九、加强对物品采购工作的监督。各高校的监察、审计、财务等部门和相关主管部门必须加强对物品采购工作的监督。监察部门应加强对采购管理部门及其干部的监督，财务部门应加强经费使用过程的监督，审计部门应及时进行审计。物品采购主管部门应加强对相关采购工作和采购人员的管理和监督。监察、审计部门的人员应参与学校采用招标方式进行的采购项目，并做好对招投标的文件。合同及合同执行情况的审查工作。
