第四十五条 按电子文件类别代码分别相对组织存储载体。
第四十六条 在国家颁布电子文件著录标准之前，归档电子文件应按照《电子文件登记表》的项目进行著录，并将著录结果制成机读目录和纸质目录。
第五章 电子档案的保管与利用
第四十七条 电子档案的保管应符合国家档案局《磁性载体档案管理与保护规范》的要求，应采用专门的保护设备和保护技术措施。存储电子档案的载体应作防写处理；避免擦、划、触摸记录涂层；单片载体应装盒竖立存放，避免挤压；载体应存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中，应远离强磁场、强热源，并与有害气体相隔离；环境温度控制在17℃—20℃，相对湿度控制在35％—45％。重要的电子文件必需备份三套，异库异地保管。
第四十八条 各单位档案机构应定期对保存的电子档案进行抽样机读检验，磁性载体每满2年，光盘每满4年进行一次抽检，抽检率不低于10％，并将检验结果填入《电子档案管理登记表》。如发现问题应及时采取恢复措施。磁性载体上的电子档案，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
第四十九条 各单位档案机构每年均应对电子档案的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。如网络系统扩充或系统设备更新，应确认库存载体与新系统、新设备的兼容性。如不兼容，应及时对电子档案进行迁移操作。
第五十条 对库存电子档案进行迁移操作前，应制定严密的迁移操作计划。库存电子档案必须在完整、准确和有保障的前提下进行更新复制。复制或补救新版后，原旧版或有问题的载体仍需保存3年。档案人员应参与迁移工作，并填写《电子档案迁移登记表》。
第五十一条 电子档案的利用应注意以下事项：
(一)封存的电子档案载体不得外借使用，利用时使用拷贝件；
(二)应严格遵守保密制度，对利用具有保密要求的电子档案时，必须符合国家或有关部门的保密规定；
(三)查阅或复制应在权限规定的范围之内，未经批准任何单位或人员不得擅自复制电子文件。
第五十二条 电子档案的鉴定销毁应参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，必须在办理审批手续后实施。销毁前应编制销毁清册，指定监销人，并确保信息彻底销毁。属于保密范围的电子档案，如信息存储在不可擦除的载体上，应当采用物理或化学的方法连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。
