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2．回复方式。给来信群众回复，可视来信内容和来信人的具体情况，分别采取书面回复、电话回复等方式。
（六）文稿办理
办信文稿种类有来信摘要、简报、函等。
办信文稿编写的基本要求是：符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定；观点鲜明，条理清晰，文字精练，篇幅简短；遣词用字规范；人名、地名、数字、引文准确；使用国家法定计量单位；简称要规范；结构层次序数用法符合规定。
1．来信摘要编写要求：忠于来信原意；抓住来信要点，文字简练，力求用最少的文字说清楚问题；篇幅较长的一般应有导语，导语一般应交待清楚来信人姓名、地址或单位、身份以及受信人的姓名等，提示来信内容。
2．简报的编写。信访简报等综合材料的编写要求：选题要准，及时反映领导同志关注、群众关心的热点、难点问题；选材要精，要选用内容真实可靠，带有典型性、倾向性、苗头性的材料；对问题要有研究分析，力争做到有事实、有分析、有建议。另外，标题要简短，文题要相符；叙述层次要分明，多项内容的综合材料应加标题；行文简练，概括得当，符合来信原意。
3．函的编写
（1）交办函的编写要求：一是标题规范，便于查询；二是主送机关名称或主送人姓名要准确；三是正文要交待清楚来信人的姓名、地址或单位，反映的主要问题、建议及诉求等，概括得当，文字简练；四是要说明发函目的，要求承办单位或部门将处理意见与来信人见面，反馈办理结果及来信人对处理的意见。
（2）转送函的编写要求：除不要求承办单位或部门反馈办理结果及来信人对处理的意见外，其他要求同交办函。
（3）督办函的编写要求：首先要交待清楚督办的信访事项，包括原交办函的函号、日期、主要内容等，其次要写明督办原因，提出改进建议。
（4）回复函的编写要求：要严格按照国家的法律、法规、规章和党中央、国务院的有关政策规定回答和说明问题；要有针对性和说服力，注意效果；要注意保密，不得将不属于来信人知道的情况告诉来信人。
（七）审阅审批权限
1．设定审阅审批职责权限的基本原则
（1）行政领导负责制和分级负责制的原则。
（2）减少层次、提高效率的原则。
（3）急事急办、特事特办的原则。个别情况紧急，或内容涉密、不宜扩大接触范围的来信，办信工作人员可以视情况直接送有关领导审批办理。
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