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云南省名人档案管理办法(试行)

  (三)向国家综合档案馆寄存的名人档案,由档案馆与档案所有者或其代理人办理寄存手续。

第三章 鉴定与整理

  第十条 国家综合档案馆成立专家组对征集到的名人档案进行鉴定审查。
  第十一条 名人档案的整理原则:遵循名人档案形成的客观规律,保持文件材料之间的内在联系,真实反映名人工作、学习和生活的本来面貌,便于保管和利用。
  第十二条 名人档案的整理方法:
  (一) 全宗划分:以每一位名人为单位设立全宗。
  (二) 全宗内档案的分类:可分为纸质类、声像类和实物类。
  1、纸质类包括生平传记、著作、手稿、学术论文、来往信件、题词剪辑、外事活动、出版物、报刊等纸质资料;
  2、声像类包括照片、录音、录像及光盘等由磁性材料和感光材料制成的记录材料;
  3、实物类包括奖杯、奖状、奖章、像章、证章、证书及纪念品等。
  (三)全宗内档案的排列与编目:
  1、在初步分类的基础上结合时间顺序对档案材料以件(册)为单位进行编排与装订,编页码,加盖或填写档号章(档号章一般应包括全宗号、名人姓名标识、盒号及此件档案在全宗内排列的顺序号等项目);
  2、将名人档案材料按档号顺序装入名人档案盒,每盒所装数量可视具体情况而定,不同载体形式的档案材料一般不混装;
  3、名人的字画及实物,应根据不同的形状与尺寸制作装具,与同一名人的其他档案一起编制档号;
  4、名人的照片、录音录像带、光盘等档案的整理,可参照国家有关规定执行,并与同一名人的其他档案一起编制档号;
  5、盒号的编制:同一名人的档案材料按归档顺序装盒,编制流水号;
  6、编制名人档案文件目录,主要项目有:全宗号、人名、盒号、件号、责任者、题名、日期、数量、载体形式等;
  7、不同载体形式的档案异地存放时,应建立互见号。

第四章 保管与利用

  第十三条 国家综合档案馆应采取有效措施,配备先进设备,科学保管名人档案,确保名人档案的安全,防止名人档案丢失或损坏。
  第十四条 名人档案应建立全宗卷,内容主要包括:名人简介、档案内容及整理说明、历次征集档案的交接文据和目录清单、档案保管状况、调阅利用等情况的登记、统计记录。


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