第六章 归档电子文件的保管和利用
第二十二条 归档电子文件载体应专库或专柜集中保存。
第二十三条 归档电子文件的保管应符合下列条件：
（一）归档载体应作防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层。
（二）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。
（三）归档载体应远离磁场，并与有害气体隔离。
（四）保管环境应符合防尘、防火、防鼠、防虫要求。
（五）保管环境温度选定范围：17℃-20℃；相对湿度选定范围：35％-45％。电子文件载体要避免阳光直接照射。
第二十四条 档案部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应及时进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于4年。保留期满后，载体按保密要求进行处置。
第二十五条 对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次随机抽样机读检验，抽样率不低于10％，如发现问题应及时采取恢复措施。
第二十六条 档案部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》（见表4），并存入全宗卷。
第二十七条 系统设备更新或系统扩充时，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子文件迁移登记表》（见表5）。
第二十八条 利用电子文件时应遵守国家保密规定。凡带密级尚未解密或内部使用不宜公开的电子文件不得在互联网上运行。
第二十九条 对在专网或其他内部网上运行的、具有保密要求的归档电子文件提供利用时，应设置使用权限认证系统或履行使用审批手续。
第三十条 归档电子文件的封存载体不得外借。在提供利用时应使用其拷贝件。
第七章 附则
第三十一条 本规定由北京市档案局负责解释。
第三十二条 本规定自发布之日起施行。
表1：
电子文件登记表
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│ 硬件环境（主机、 │ │
│ 网络服务器型号、 │ │
│ 制造厂商等） │ │
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│ 操作系统 │ │
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│ 数据库系统 │ │
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│ 相关软件（文字 │ │
│ 处理工具、浏览 │ │
│ 器、压缩或解密 │ │
│ 软件等） │ │
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│ 记录字符、图形、 │ │
│ 音频、视频文件 │ │
│ 格式 │ │
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│填表人（签名） │
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│ 年 月 日│
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│审核人（签名） │
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│ 年 月 日 │
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