（六） 对用多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。
（七） 对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。
（八）对通用软件产生的电子文件，需注明其软件名称、型号、版本号和相关参数手册、说明资料等（见表1）。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。
（九） 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
（十） 对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。
第十条 电子文件收集积累的格式：
（一）文本电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。
（二）图像电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。
（三）视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。
（四）音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
第十一条 电子文件的登记应符合以下要求：
（一）每份电子文件均应由文件形成部门在《电子文件目录》中登记（见表2），每种格式的电子文件均应由信息部门在《电子文件登记表》中登记（见表1）。上述两种表格应与电子文件一并向档案部门移交。
（二）电子文件登记表和电子文件目录应与电子文件同时保存。
（三）电子文件登记表和电子文件目录制成电子表格时，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝件一起保存。
（四）电子文件类别即指：文本文件，图像文件，图形文件，影像文件，声音文件，超媒体链接文件，程序文件，数据文件。
第四章 电子文件的归档
第十二条 电子文件的归档要求：
（一）电子文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按照档案管理要求的格式将其存储到符合要求的脱机载体上。
（二）各单位档案部门要根据本规定，明确本单位电子文件归档的时间、范围、格式要求，保证归档电子文件的质量。
（三）具有永久和长期保存价值的电子文件，在归档时，应同时保存电子文件的纸质版本或缩微品。
（四）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。
（五）加密文件应在解密后进行归档。
（六）压缩文件应在解压缩后进行归档。
