（六）物理归档 指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
（七）真实性 指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
（八）完整性 指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
（九）有效性 指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、 载体的完好性和兼容性。
（十）迁移 指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。
第二章 管理职责
第四条 各单位要明确电子文件归档与管理工作的职责，并根据本规定，制定并实施电子文件管理的制度和技术措施，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。
第五条 各单位分管档案工作的领导，对本单位电子文件的管理负有全面的责任。要将电子文件的管理纳入本单位的信息化建设之中。
第六条 各单位信息化工作部门和档案工作部门要加强协调，在信息化建设和办公自动化系统的设计中，要有档案人员参与，要注意满足档案管理的功能需求。
第七条 各单位档案部门应对电子文件的形成、积累、鉴定、归档等实行全过程监控，负责对本单位归档电子文件的管理和提供利用，保证管理工作的连续性。各单位信息化部门要提供信息技术支持，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。各单位的档案人员负责实施对本单位电子文件归档的监督和指导。
第八条 各单位电子文件形成部门要按照本单位档案部门的要求，认真积累本部门形成的电子文件，完成电子文件的归档工作。
第三章 电子文件的收集
第九条 电子文件的收集积累应符合以下要求：
（一）凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件均应被保留。要收集文件定稿以及相应的背景信息和元数据。记录了文件历次修改痕迹和重要法规性文件的历次修改稿均应被保留。
（二）应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，定期存储于能够脱机保存的载体上。
（三）对用文字处理技术形成的文本电子文件，应注明文件存储格式、文字处理工具等（见表1）。
（四）采用非通用文件格式的图像电子文件，应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。
（五） 对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，应注明其软、硬件环境和相关数据。
