（3）市、县（市、区）信访件处理的报结材料，本部门处理信访案件中形成的各种文字材料。
（4）信访工作计算机管理系统中生成的有效数据的存储介质。
（5）涉及信访案件的其他材料。
3、根据信访案件不同来源，分来访案件档案和领导批示信件档案两大类。归档时要区分信访件所属市、县（市、区），按来信和来访时间先后编号，年度结束后按市分别归档。
4、信访案件档案应完整、准确，字迹工整，载体和书写材料要符合耐久性要求和有关档案整理、归档标准。
5、外单位借阅信访档案，必须凭单位介绍信，经领导批准，并办理登记后，方可借阅，并限期归还。
浙江省国土资源系统下访制度
为切实做好我省国土资源信访工作，维护群众合法权益，有效降低国土资源信访量，把问题解决在基层，提高信访事项的满意率、办结率、息访率，现就建立我省国土资源系统下访制度提出如下意见：
一、建立健全下访制度
领导下访，是信访工作中的一项创举。近年来，省委省政府已多次成功组织领导下访活动。2002年至今，省厅、部分市局、部分县（市、区）局也多次组织本部门负责人及处（科、室）负责人下访活动。变群众上访为领导下访，切实维护了群众的合法权益，有效降低了信访量。今后，全省国土资源系统领导下访要形成制度，并不断完善、健全，长期坚持下去。
二、下访安排
省厅每年将组织一次以上领导下访活动，到信访量较大、信访问题较突出的县（市、区）接待信访群众；
各市国土资源局原则上要求每年组织二次以上领导下访活动，到信访量较大、信访问题较突出的乡（镇、街道）接待信访群众；
各县（市、区）国土资源局原则上要求每年组织二次以上领导下访活动，到信访量较大、信访问题较突出的村接待群众。
三、下访公告
省厅、市局将提前30日将下访的时间、地点、接待范围等通知下访地所在县（市、区）国土资源局。县（市、区）国土资源局（以下称组织单位）接到通知后，应及时将有关下访的内容、时间、地点、接待程序、接待范围、报名方式、截至日期等通过报纸、电视、电台、公告等有效方式在下访接待地域范围内广而告之，并将报名情况及预先调处情况在下访日期前7日内整理成册，上报下访单位。
