确实缴销信息包括所有开出后作废的且未录入计算机上报的专用税票；
错误调整信息包括所有已录入上报，又发现有误的专用税票，遇有上述情况，有两种解决方法：1、如果是原纸质税票数据有误的，可以原票上作更改后并盖章，或由县以上单位出具证明，然后参照第2点执行；2，如果是原纸质税票数据无误，但电子信息有误导致不能退税的，应对原上报的电子信息进行修改，并将其“RZJG”字段置为“1”，再将该税票电子信息重新上报；
丢失被盗的专用税票应及时缴销上报；
认证系统对所有开具分割单的专用税票自动记录到缴销信息中。
五、关于专用税票电子信息上报的有关注意事项
(一)各级税务机关上报电子信息的数据库文件名命名规则为两位“分类码”＋“当地税务机关行政区码”，分类码分别为“JB”(专用税票)、“FB”(分割单)、“XB”(缴销停息)。例如：JB430181、DBF为浏阳市国税局上报的专用税票文件，XB4301404为长沙市国税三分局上报的缴销信息。
(二)各级税务机关每月必须在规定的时间内上报电子信息数据库(每月12日前各市、州局上报到省局；各县、市(分)局上报到市、州局时间自定)，本期没有开具单证没有相应电子信息的必须上报空数据库。上报税务机关发现没有上报数据库的，必须进行核实督报，确保没有遗漏。
(三)各级税务机关信息管理部门使用总局下发的专用税票认证系统汇总上报信息，形成上报文件后，压缩上报到省局信息中心指定的目录。
各市、州局上报到省局信息中心的出口退税信息文件应为三个文件 打包压缩文件，分别为jb4302 、dbf、fb4302、dbf、 fb4302.dbf、xb4302.dbf三个文件，压缩软件使用arj.exe，压缩后的文件名命名规则为：“ts”＋“市、州行政区号”，后缀为年份的后两份＋月份，其中月份为10、11、12月的用a、b、c代替，如ts4302.01b表示为株洲2001年11月份上报数据。
(四)各级税务机关上报的每月专用税票电子信息数据库必须留存备查。
六、关于涉外税收管理分局的信息传送
各级涉外税收管理分局必须在规定的时间内将开具的专用税票、分割单等有关电子信息转交同级税务机关信息中心，以便在信息部门汇总上传数据。如省局涉外税收管理分局的电子信息应直接传送给省局信息中心。
各地应根据本地在专用税票开具、信息上报等工作中存在的问题，及时进行整改，确保专用 税票信息的准确、完整 、及时。希迅速将本《通知》转发至各县、市分局，市州涉外分局。
