4.整理要求
(1)作为竣工图的必须是新图。
(2)竣工图不装订，一律按照国家标准折叠成4#图纸(297mm×210mm)规格，图面朝外，图签要外露。
(3)竣工图A1图幅每卷按8张左右为宜，A2图幅每卷按10张左右为宜。
(三)声像材料
1.声像档案由我馆声像科负责跟踪拍摄，包括录像、照相，并编制成声像档案入库保存。
2.拍摄内容主要包括：开工前原貌、开工典礼、桩基及基础部分施工、管线敷设复土前等重要环节，重要会议、重大技术改造及工程事故处理、工程竣工全貌、工程竣工验收。
3.录像、照相应拍摄建筑物全景、中景、近景、特写、正面、侧面、背面，所有工程需有内部结构细部表现。
4.拍摄次数视工程具体情况而定，一般工程需到现场拍摄3－5次，大型重点工程8－10次。
5.上述需拍摄的有关内容，项目单位需提前通知我馆声像科。如错过时机，由项目单位负责。
三、报送程序
(一)城建档案业务指导和监察范围根据《湖北省城建档案管理办法》和市建委有关文件精神，城建档案馆必须加强对城建档案的业务指导和管理工作，对签定《建设工程竣工档案报送合同》的工程项目的档案工作进行业务指导和监察，工作步骤如下：
1、签定《建设工程竣工档案报送合同》、交纳竣工档案整理综合服务费时，向建设单位递交《建设工程竣工档案报送须知》。
2、工程开工时，由我馆档案监察人员深入现场进行业务指导，填写“城建档案巡查登记表。由施工单位派档案人员参加城建档案业务培训，持城建档案培训证上岗。
3、基础、主体工程完工或地下管线敷设复土后，由我馆档案监察人员到工程现场检查档案积累情况和分项工程验收情况。
4、对在档案工作中存在的问题提出整改意见，并按时复查。
5、建设工程竣工后，市城建档案馆在有关部门组织竣工验收时，负责审核建设工程竣工档案。凡未经市城建档案馆签发《单位工程竣工验收证明书》的建设工程项目，不予验收，并不得参与优良工程的评选。
6、各建设单位在工程竣工后六个月内，必须将竣工档案按有关要求报送市城建档案馆。
(二)移交程序
1、由档案监察员按规定组卷，并协助报送单位清点档案数量。
2、填写工程档案移交目录(一式两份)。
3、填写备考表，由报送单位(建设单位、施工单位)详细填写档案完整、准确情况的审核说明。
