(二)来文处理采取自下而上的程序，即：来文由秘书一处按性质不同分发到各相关处室，然后由处室调查、核实拿出拟办意见，报分管副秘书长或秘书长审阅，再报分管副市长或市长阅批。对于篇幅较长的报告和文件，在报送市政府领导前，相关秘书处要提炼缩写成内容提要供领导阅批，使领导真正从文山中解脱出来，专心研究大事、解决突出和带有全局性的问题。
(三)秘书一处对来文进行认真分类，应由职能部门办理的则转相关部门处理；应由政府协调处理的送相关处室或分管副秘书长阅处；呈送市长、副市长阅的文件要分急件、请示件、参阅件，以便领导及时批阅办理。
(四)送市长、副市长的文件由秘书负责取文、退文、催办。
(五)严格控制发文数量，可发可不发的坚决不发，下决心解决好文件过多的问题。贯彻自治区《关于进一步加强政府公文、政务信息网上传送处理工作通知》的精神，加快实现办公自动化的步伐。
(六)提高综合文字材料撰写水平。秘书处要多方面收集、积累素材，广泛开展调查研究，为领导决策提供参考依据。
三、着力提高办会质量。提交政府常务会、市长办公会审议的议题，严格按照先由职能部门论证、协调，条件成熟写出书面材料上报主管市长，同意后再上会的操作程序。严格控制会议范围，凡有下列情形的，均不提交会议研究：能由分管副市长研究解决的；属政府各职能部门职权范围内能解决的；应由有关部门协商解决的；意见分歧未经协调和充分协商的；会前未经主持人同意而临时动议的。
四、加强信息工作。增刊《昨日政务要情》，将“领导批示”、“领导活动”、“重要会议”等情况及时、简要地刊发出来，以体现政务公开和依法行政行为。信息编辑要抓大事、抓重点，力求准确、及时。
五、加大督查力度。切实加强重要会议和领导批示的督办力度。督查处要积极参加政府的有关重要会议，了解和掌握会议宗旨，对市长、副市长的主要活动，要随时掌握，及时督办；从6月1日起，在《督查通知》中突出领导批示内容，用黑体、大一号字表示；将市政府向人大做的工作和法律、法规执行情况汇报工作调整到各对口业务处室和法制局(与自治区对口)。
六、充分发挥对口秘书处室的协调接待作用。凡找市领导解决问题的来访者，均先由各相关秘书处负责接待，可以立即解决的，当场给予解决；需协调解决的，尽快协调有关部门给予解决；处室无法解决的按照程序逐级请示处理。
