洽谈会成立组委会，主要负责洽谈会的组织协调工作。组委会主任由中国服装协会常务副会长蒋衡杰和宁波市副市长余红艺担任，副主任由中国服装协会陈大鹏、市政府副秘书长徐华江和市经委主任林克宇担任，成员由市政府办公厅、市经委、市外经贸局、市外办、市台办、市侨办、市行业办、市协作办、鄞州区政府、海曙区政府、江东区政府、江北区政府、镇海区政府、慈溪市政府、余姚市政府、奉化市政府、宁海县政府、象山县政府、宁波经济技术开发区管委会、宁波保税区管委会、市科技园区管委会、大榭开发区管委会、东钱湖旅游度假区管委会、维科集团负责人和中国服装协会各有关专业委员会负责人、国内外主要参展城市市政府或服装协会代表组成。
组委会下设综合协调组、推介洽谈组、接待联络组和新闻宣传组。
综合协调组工作职责：主要负责洽谈会筹备日常工作，综合协调各组和其它相关工作，落实活动方案，掌握工作动态，检查工作进度，做好洽谈会的新闻宣传报道工作，完成组委会交办的其他工作。
推介洽谈组工作职责：主要负责组织落实项目推介与洽谈事宜。组织落实国内外产业招商、有关县(市、区)与企业投资项目的推介和推广；负责协调推介会场馆；编印推介项目资料；向客商发送推介项目资料，收集汇总洽谈项目进展等信息。
接待联络组工作职责：主要负责中外客商邀请、落实和接待工作，并承担重要来宾和各级领导的接待工作；提出市领导会见重要领导和客商方案。
新闻宣传组工作职责：负责宁波市以及国内外其他有关新闻单位的邀请，重点做好洽谈会活动宣传报道，会前信息发布等。
四、来宾邀请
根据洽谈会的具体要求重点邀请国外机构或企业30家以上，国内协会和企业30家以上。同时做好国内外重要嘉宾的邀请工作，主要包括：中央、国家及部委领导，洽谈会主办、协办单位领导，浙江省领导等；国内重点参展城市政府代表；驻华使馆代表；国内外媒体记者等。
五、会议经费
各推介活动会场、客商邀请及宴请等费用，由主办单位负责。参会客商实行谁邀请谁接待，客商的差旅费、食宿费、交通费等原则上自理。重要嘉宾、记者等接待费用以及大会的有关公共费用由组委会承担。
六、工作进度
(一)8月下旬，向市政府汇报并确定洽谈会活动实施方案。9月10日前后，召开各县(市)、区以及市直有关部门和单位负责人第一次筹备会议，印发洽谈会活动方案，对洽谈会作全面动员和部署；重点部署客商邀请工作，发放《邀请函》。
