第三十一条 在发送电子公文时，必须选择公文的主送、抄送单位，并设置允许接收单位打印的份数。
第三十二条 在交换系统中完成发送电子公文操作的时间为电子公文的发送时间。
第八章 电子公文的接收
第三十三条 各使用单位应按时接收电子公文。每日（节假日除外）下午3时以前接收的电子公文视为收文单位当日收文。
若有特殊情况，发文单位需要收文单位在上述时间以外接收当日电子公文，发文单位应事先通知接收单位，明确接收时间。
第三十四条 接收电子公文时，必须认真核对，确认无误后方可进行打印和脱密下载操作，否则应予以退回。
第三十五条 电子公文打印必须由持有验证公章的交换人员进行，并按常规收文进行登记。
第三十六条 脱密下载后的电子公文相当于纸质公文复印件，参照纸质公文的管理办法处理。
第三十七条 首次进行电子公文打印或脱密下载，及通过交换系统接口从交换系统中读取电子公文进入收文单位办公系统的时间为电子公文的接收时间。
第三十八条 电子公文接收失败时（包括打印、脱密下载和通过系统接口直接读取），收文单位应及时向发文单位提出申请，说明原因，请求重发或追加打印份数。
第九章 信息交换
第三十九条 交换系统中的信息主要包括工作动态、请求办理的事项、专题、向市府办公厅报送的政务信息、刊物等。
第四十条 交换的信息内容遵循“谁交换，谁负责”的原则，要求内容准确、翔实、时效性强。
第四十一条 各使用单位应在每年二月底前或根据工作实际情况安排时间，将上年的工作总结和本年的工作计划分别上载到交换系统中，在工作动态栏目中发布；每月十日前或根据工作实际情况安排时间，将上月的工作完成情况和本月的工作安排分别上载到交换系统中，在工作动态栏目中发布。
第四十二条 请求办理事项的请求方是交换系统中具有相关权限的用户。请求方在发送请求前，必须将要求对方办理的事项内容填写清楚。如有时限要求，应设定办理时限。办理方收到办理事项请求后，应在办理期限内及时办理，并作出相应的回复，若不能按时完成，应及时向请求方说明原因。
第四十三条 专题报告主要是用于各使用单位向上级领导报送专题信息。专题信息的报送时间、内容和范围由报送单位自行确定。
第四十四条 各使用单位在交换系统中向市府办公厅报送政务信息的办法，参照《印发（广州市人民政府政务信息工作管理规定）》（穗府[2003]2号）执行。联合报送的信息，主报单位发送前要注明联合报送单位的名称和作者。报送的信息如属于修改稿或约稿的，报送单位应在标题栏中特别注明。
