（二）归档的文件材料要齐全、完整、真实，必须是原件或原始记录。任何人不得在应归档的文件材料上涂写任何不必要的标识或添加无关的内容。
（三）归档时，应办理必要的交接手续，交接人员应按照归档的有关要求，严格审核把关，发现问题及时解决。
（四）未经允许、鉴定，不得私自焚毁、遗弃文件。
四、档案的借阅和提供利用
（一）市人民政府领导同志和市人民政府办公厅工作人员，因工作需要可以借阅档案或档案复制件（以下统称档案）。
1.凡借阅档案，需说明档案的作者、时间、内容和利用目的，并办理借阅手续。
2.借阅机密级以下（含机密）档案，由文电处直接办理。
3.借阅绝密级档案，须经过审批。其中，查阅本处室经办的绝密档案，由所在处室处长书面批准；查阅非本处室经办的绝密档案，由所在处室处长和经办处室处长书面批准；查阅市政府常务会议和市政府党组会议原始记录，由所在处室处长书面同意后，报分管文电的副秘书长审批。
4.音像档案等特殊档案原则上不提供利用，确需使用，由使用处室处长书面同意后，报分管文电的副秘书长审批。
（二）本机关以外的单位和个人查阅本机关的档案，要持有效证件，并经过一定的审批手续。
1.查阅市人民政府及办公厅非密级正式公文的单位或个人，要持有单位介绍信或查阅者身份证。
2.查阅市人民政府及办公厅涉密正式公文，或市人民政府及办公厅非正式公文的，要持有单位介绍信，并经秘书长审批。原则上此类公文不向个人查阅。
（三）借阅的档案不得转借、涂改、圈划、拆散、损坏，未经允许不得复印和翻印，不得出现失密、泄密现象；借阅档案一般不超过15天，到期仍需借阅的应说明理由并办理续借手续。文电处要对到期未还的档案及时催还，归还档案时要当面清点、核实。
（四）借阅的档案必须妥善保管，不得遗失。如有遗失，要及时告知文电处；重要档案遗失的，要上报秘书长，并将处理结果送文电处备案。
五、有关要求
档案工作是行政机关保证其正常运转很重要的一个环节，各处室和每个机关工作人员都要高度重视。
为防止因疏忽或因时间过长造成归档文件的丢失，各处室每月应定期（月末或月初）清理一次领导批示和本处室经办的公文，属于归档范围的，及时归档。
