郑州市人民政府办公厅关于进一步做好档案管理工作的通知
（厅内文[2005]1号）
厅内各处室，各有关单位：
为进一步做好档案管理工作，提高归档质量，丰富档案室藏文内容，现就有关事项通知如下：
一、文件材料的归档范围
凡是反映市人民政府及办公厅机关主要职能活动，具有查考利用价值的各种形式、各种载体的文件材料均属归档范围。
（一）以市人民政府及办公厅名义制发的各类公文（含附件）、发文处理单、定稿及重要公文的历次修改稿；
（二）以市人民政府名义制发的各类会议纪要及有关会议记录；
（三）市人民政府及办公厅受理的各县（市、区）人民政府、市人民政府各部门及其他单位的请示和重要报告及收文处理单；
（四）国务院及办公厅、省人民政府及办公厅的来文及收文处理单，国务院各部门、省人民政府各部门及其他不相隶属机关的重要来文及收文处理单；
（五）中央、国务院领导，省委、省人民政府和市委领导送市人民政府经办的批示件、查办件；
（六）以市人民政府名义签订的合同、协议、承诺书以及其他带有合同、契约性质的文件；
（七）市人民政府副秘书长以上领导人员对一些重要问题所作的指示、批示或在一些文字材料上所作的重要批示意见；
（八）市人民政府副秘书长以上领导人员外出考察工作、主持会议或参加重要礼仪活动、出席重大仪式时所形成的有保存价值的文字资料、音像材料；
（九）市人民政府及办公厅获得的各种表彰、荣誉证书及相关的具有纪念意义和凭证性质的实物；
（十）其他有归档价值的文件材料。
二、归档文件的书写材料
（一）市人民政府及办公厅公文所用纸张的规格尺寸必须是国际标准A4型的，纸质应较好，应耐久保存。禁止使用不规范纸张和普通信纸。
（二）起草、修改和批示公文，建议使用黑色签字笔、碳素墨水、蓝黑墨水或毛笔，禁止使用普通圆珠笔、蓝色墨水、红色墨水以及铅笔等不耐久字迹。
今后，对纸张和字迹材料不符合档案管理要求的公文，将予以退回，并责令有关人员重新誊写。
三、公文的移交和归档
（一）公文办理完毕后应及时归档，并由文电处统一管理、保存，其他任何部门和个人不得以任何理由予以拖延或拒绝。特殊情况下需暂时留存的必须说明理由，并明确移交时间。
