社区档案部门要严格保管档案，采取必要的防盗、防火、防潮、防虫、防光和防尘等措施，并定期进行检查，确保档案的完整与安全。
三、齐抓共管，共同推进社区档案资源建设
社区档案是社区活动的真实记录，是社区建设与发展的重要依据。各有关单位必须依法对社区档案实行集中统一管理。文书材料在形成后的第二年六月底以前归档。会计档案在会计年度结束后，可由会计部门暂存一年，期满后移交本单位档案室。基本建设文件在项目竣工验收后及时归档。设备文件在设备开箱验收后及时归档。任何部门和个人不得拒绝归档或据为己有。
随着政府职能的进一步转变和经济体制改革的不断深入，一些由政府和单位承担的社会管理职能正在逐步转向社会，移到社区，社区管理和社区中各类群团组织的服务功能将不断增强，因此，社区档案形成的领域也将逐步扩大，内容涉及党建、精神文明创建、民政、劳动、社保、司法、公安、文化、宣传、教育、科技、卫生、城建、环保等方方面面。为此，各有关部门应当齐抓共管，通力协作，严格按照国家有关规定做好对各类文件材料的收集归档工作。当前，尤其要加强基层党建、社区民主、劳动就业、社会保障、社区文化和旧区改造等活动的建档工作。同时，做好有关社会名人、民俗风情、社区面貌变迁等珍贵档案史料的征集工作，鼓励社区居民向国家综合档案馆捐赠档案，使记载和反映社区发展历史轨迹的档案得以集中保存，安全保管。
四、面向社区，充分发挥档案信息资源的作用
开展社区档案工作，目的在于为社区两个文明建设和广大居民提供及时、有效的档案服务。各级档案部门要坚持社区建设以及社区中的群团组织发展到哪里，档案服务就延伸到哪里，贴近百姓，服务大众。市和区县档案局馆要在为领导和工作部门提供服务的同时，进入社区，开展多种形式的档案服务活动，促进社区的改革、发展和稳定。各社区组织要围绕社区建设的重点工作、热点问题和居民需求，主动发掘档案信息资源，开展有关宣传教育活动，并为解决居民实际困难提供服务，充分发挥档案信息资源的作用。
五、加强培训，提高社区档案人员素质
开展社区档案工作，发挥社区档案作用，关键在于提高社区档案人员素质。各级档案行政管理部门和社区组织要加强对社区档案人员的培养教育，根据社区工作实际，举办档案培训班和参观交流活动，增强档案人员的责任感和使命感，帮助档案人员学习掌握档案专业知识。从事档案管理的人员都应当经过档案业务培训，掌握专业技能。
