各政府部门要充分利用网站的功能，为广大公众提供更便捷、更系统、更有效的信息公开服务。各政府部门应在网站首页面开辟政府信息公开专栏，合理设置信息公开目录、信息公开指南、网上受理申请和网上查询服务等区域。同时，要按照信息内容的相关性，做好信息标题与信息全文之间、信息与信息之间、各信息内容类别之间的关联，尽量减少点击层次，提高网上服务效率。有条件的部门可逐步建立在网上直接与公众交互的信息公开服务窗口。
四、拓展公众集中查询政府信息场所
各政府部门在充分利用网站做好政府信息查询的基础上，要发挥好市、区（县）档案馆的作用，方便公众现场查询。市政府指定市档案馆外滩新馆（中山东二路9号）作为市政府及其各部门公开信息的集中查阅场所。市政府各部门应充分利用该馆的资源和功能，按时向该馆提供本部门的公开信息目录及相关文件。特别是与社会公众联系较密切的部门，可在市档案馆的配合下，定期或不定期地开展各种类型的现场信息咨询服务活动。各区（县）政府也可以利用各区（县）档案馆的场地资源和服务功能，进一步做好本区（县）的信息公开工作，为公众提供更便捷、更有效的信息服务。市、区（县）档案馆要在市档案局的指导下，不断总结经验，规范管理，优化功能，使其成为各级政府为社会公众提供信息服务的重要窗口。
五、切实加强信息更新维护工作
各政府部门要落实专人、制定措施、建立机制，切实做好公开信息的更新维护工作。各政府部门要将政府信息公开这一要素贯穿于文件（或其他信息材料，下同）生成的全过程，在文件进入审签程序时就必须明确该信息可否公开，一经签发生效，即将可公开信息予以发布。各政府部门要密切关注和跟踪《
行政许可法》实施过程中对有关法规、规章和规范性文件的立、改、废情况，以及审批制度改革过程中各类文件的修改、取消和调整情况，及时更新本部门公布的相关信息内容，确保信息的准确性。同时，要及时将与公众服务、公众联系相关的地址、电话、传真号、电子邮件等信息进行更新。
六、建章立制，规范依申请信息公开的流程、服务方式和内容
各政府部门要根据
《规定》的基本要求和所掌握公共信息的特点，进一步完善本部门办理依申请信息公开的具体办法，规范依申请信息公开的流程、服务方式和内容。在细化流程方面，要突出责任到人，使每一个环节都有明确的操作要求和办结时限，对申请的可公开信息要及时提供或告知获取的渠道，对要件不全的申请要指导申请人补全要件，对涉及免予公开信息的申请要耐心说明不予公开的理由，对本部门业务范围之外的信息申请要明确告知申请途径或转告相关部门。在优化服务方面，要强调热情待人，使每一位申请者都能在与政府部门的接触中感受到人文关怀，要设立可直拨的咨询电话，确保工作时间始终有人接听，要为申请者提供监督、投诉和获取救济的渠道，要加强对窗口工作人员的业务培训，建立常见问题便民问答库和接待用语标准。在强化内容方面，要重申“公开为原则，不公开为例外”的总体要求，组织力量对尚未公开的信息进行分类、整理、界定，进一步扩大依申请公开的信息范围，原则上涉及公众利益的文件全部予以公开，对市民申请频率较高的文件要及时转为主动公开信息，并在网站、档案馆和有关媒介进行公布，同时相应调整主动公开信息目录。
