3．以上资料于2004年11月30日前准备完毕，并且中日文对照，以文字、图片和电子文件(软盘)形式提交给世博会中国馆组委会，先行与日方实行网上对接。
4．参与并指导企业、项目单位与日方合作者进行前期接洽，双方充分交流情况，交换意见，为洽谈会作好准备。
5．组织与日方有经贸合作意向和有意开拓日本市场的企业，赴日参加“海南活动周”和推介洽谈会。
6．推介洽谈会。(1)确定推介洽谈会的具体时间、地点、会议形式及内容。(2)组织现场推介、洽谈及经贸合作项目的签约及其统计工作。
7．安排我省代表团在日本期间拜访当地经贸商务机构和业务考察。
(五)大屏幕滚动播放海南宣传片。世博会期间，将专门摄制介绍海南省情、自然风光、城市概况、发展成就的专题片，在中国馆等离子电视大屏幕滚动播放185天；“海南活动周”期间，在中国馆的外墙还设有8个大屏幕，同时滚动播放我省主要参与单位提供的宣传片，充分宣传海南。
(六)世博会网站。组织我省相关经贸信息、旅游动态、发展情况及“海南活动周”、经贸洽谈会活动预告等定期发布。
三、组织机构及分工
由省政府直接领导，省贸促会牵头组织，省商务厅、省招商办公室、省外事侨务办公室、省旅游局、省农垦总局、省政府新闻办公室等单位配合，有关市、县和单位及知名企业参与，在世博会中国馆组委会统一安排下，参加2005年日本世博会。
成立“2005年日本世博会中国馆海南活动周”领导小组，李礼辉副省长任组长，副组长由省政府办公厅一名负责人担任，成员由省商务厅、省财政厅、省招商办公室、省外事侨务办公室、省政府新闻办公室、省旅游局、省农垦总局、省贸促会、海口市、三亚市、琼海市各一名负责人组成。领导小组下设办公室(设在省贸促会)，办公室主任由省政府办公厅一名负责人担任，副主任由省商务厅、省贸促会负责人担任。
具体分工如下：
(一)省政府办公厅、省贸促会负责总体活动安排与协调。
(二)省外事侨务办公室负责：1．安排省领导在日本的各项活动。2．世博会活动的翻译工作。3．办理有关人员的护照、签证。4．邀请友好城市日本兵库县官员及有关人士参加“海南活动周”及经贸洽谈、招商引资活动。
(三)省商务厅负责：1．组织外贸企业参加进出口贸易及经济合作洽谈。2．邀请境外重要客商参加洽谈会。3．准备进出口贸易清单和资料向外推介，先行与日本商务机构、企业网上对接和跟踪。4．汇总统计贸易洽谈成果。5．与省财政厅共同落实中小企业国际市场开拓资金和西部地区外经贸发展促进资金中支付的费用。
