七、组团或派出学生单位向上级教育主管部门提出申请时，应提供下列文件：
（一）请示；
（二）与外方教育机构签定的关于双方责任、权利和义务的协议（中、外文原件、复印件各一份）；
（三）外方邀请函（中、外文原件、复印件各一份）：邀请及接待方须为国外教育机构，不得以各种中资机构或旅行社等带有商业性质的组织作为邀请及接待单位；
（四）外国邀请方经过认证或公证的资信材料；
（五）出访人员名单（中、英文）一式6份，并加盖学校及其上级主管单位公章；
（六）组团单位与出访学生及其家长或监护人签定的协议书；
（七）交流计划、境外活动日程及外事纪律等有关管理规定；
（八）组团经费收支预算；
（九）组团单位为出国（境）人员预购的境外意外伤害保险证明。
八、组团单位各项文件准备齐全后向本单位上级教育主管部门报送相关材料，经审核同意后，由其教育主管部门于出国（境）团组行前两个月上报北京市教育委员会审批。北京市教育委员会在十个工作日内作正式批复。
九、组团单位校级领导和带队老师仍按因公出国有关规定办理手续。
十、组团单位行前应对出国（境）人员进行以法律法规、外事纪律、境外安全为内容的教育。活动结束后，主办者应于三周之内向其上级主管部门和北京市教育委员会提交总结报告。
十一、凡违反本规定，审核不严，管理疏漏，导致出访人员人身伤害、经济损失及其他权益损失，发生人员走失或滞留不归等问题者，应追究有关人员和主管领导责任。
十二、根据市教委与国（境）外教育机构的合作协议到国（境）外高等职业教育机构学习或实习的中等职业学校的学生，参照本办法执行。学习时间超过三个月的还应参照国家留学基金委关于公派留学生交存保证金的有关规定，交纳保证金。北京市教育对外交流服务中心负责留学保证金的管理并协助各校办理相关出国（境）手续。
十三、按照国家有关规定具备组织此类活动资格的其他社会组织和单位，可参照本规定执行。
