深圳市人民政府办公厅关于加强
电子公文交换系统使用与管理的通知
（2003年9月17日 深府办[2003]103号）
为加强电子公文交换系统的使用与管理，充分发挥电子公文交换系统快捷、迅速传送公文的效能，现就电子公文交换系统使用与管理的有关问题通知如下：
一、自9月25日起，各单位报送市政府及其办公厅的文件必须通过电子公文交换系统报送（密级公文除外）；市政府办公厅有关会议通知、会议纪要也通过电子公文交换系统发送，减少印发纸质文件。对于不能电子化的纸质文件通过文件交换站收发（各单位报送市政府及其办公厅的文件一式5份，并附软盘）。
二、各单位必须指定专人负责电子公文收发。负责该项工作的工作人员，每个工作日上午和下午须至少上机接收文件各一次；收到电话或手机短信收件通知，应立即上机签收并作相应处理。
三、各单位在收到电子公文时，应对公文的完整性和体例格式等按要求进行核对，确认无误后方可签收。
四、电子公文收发服务器必须保证每天24小时开机并保持在线。各单位要指定专人负责本单位相关网络及设备的技术维护保障工作。
五、各单位要加强对电子公文收发工作人员以及维护人员的管理，并落实责任制。市政府办公厅会同市信息化办将不定期对各单位使用管理电子公文交换系统的情况进行检查，对维护保障不力，以及不按要求进行电子公文收发的，要予以通报；由此而延误有关会议及工作的，由监察机关会同有关单位根据行政过错责任追究制度及其它有关规定，追究相关责任人的责任。
