第七条 电子文件基本数据类型及其类别代码分别为：
（一）文本文件 （Text，代码为T）
（二）图形文件 （Graphic，代码为G）
（三）图像文件 （Image，代码为I）
（四）视频文件 （Video，代码为V）
（五）音频文件 （Audio，代码为A）
（六）数据库文件 （Database，代码为D）
（七）计算机程序文件（Program，代码为P）
（八）多媒体文件 （Multimedia，代码为M）
归档的电子文件应按本办法提供的《归档电子文件存储格式及载体》（参见附录一）选择存储格式和载体，存储电子文件的载体应标明载体编号、类别代码、密级、保管期限等。
第八条 加密的电子文件归档前应做解密处理，明文归档。
第九条 归档的电子文件中应包括《电子文件元数据表》（电子版，参见附录二）、电子文件机读目录、相关软件及其他说明等，并且要附上《归档电子文件登记表》（参见附录三）。
第十条 保管期限属于“永久”、“长期”的电子文件，必须制作至少一份该电子文件的纸质文本同时归档，并建立准确、可靠的标识与之对应。
第十一条 电子文件的归档可采用在线式归档方式或者可卸载式归档方式。
第十二条 电子文件在线式归档应符合以下要求：
（一）电子文件形成单位应当设定查询归档电子文件的权限；
（二）办理完毕的电子文件应由经办人及时注明标识；
（三）归档电子文件的物理地址应由网络管理人员存放在指定的服务器上，并采取备份措施。
第十三条 电子文件可卸载式归档应符合以下要求：
（一）归档电子文件应下载到本办法规定的载体上；
（二）经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；
（三）电子文件办理完毕后3个月内应进行归档。
第四章 归档电子文件的移交
第十四条 市档案移交单位应当于每年第一季度采用在线式归档方式或者可卸载式归档方式将上一年度应归档的电子文件移交给深圳市文件管理中心（以下简称市文件中心）。
各区档案移交单位暂将应归档的电子文件按上述要求移交给所在区档案馆。
第十五条 归档电子文件的移交内容包括归档电子文件、电子文件元数据表及有关材料。
专用软件产生的电子文件原则上应转换为通用型电子文件，若不能转换，必须将专用软、硬件及相关技术资料送文件中心备案，并填写《专用软、硬件设备登记表》（参见附录四）。今后若采用新型软、硬件设备或系统升级，应当到文件中心办理相关手续，并在规定期限内移交原有软、硬件设备及相关资料。
第十六条 归档电子文件移交前，文件形成单位必须认真检测电子文件，并由检测人员填写《归档电子文件移交检验表》（参见附录五）。检验表一式两份，一份由文件中心或档案馆归档保存，一份由电子文件形成单位保存。
